Trabalhando com o Pool de Recursos – Project 2010

Boa tarde pessoal, tudo bem?

Uma das tarefas mais difíceis para um GP é controlar todos os recursos da equipe e suas super-alocações, é papel do gerente saber usar sua equipe ao máximo, nunca deixando um recurso com muito trabalho em um período e sem nenhum trabalho noutro. Garanto que esse trabalho é árduo e que muitas pessoas quebram a cabeça por não ter uma ferramenta de apoio, ou melhor, acham que não tem essa ferramenta.

O Microsoft Project pode nos auxiliar nesse planejamento, podemos criar um pool de recursos global e assim ver quais recursos estão super ou sub-alocados e assim remanejar melhor a equipe otimizando assim a utilização dos recursos.

Para melhor entendimento desse pool de recursos vamos por a mão na massa. Para seguir os exemplos precisamos ter dois cronogramas já criados, aconselho criar duas visões desses cronogramas: uma com recursos distintos e outra com recursos iguais.

Crie um cronograma em branco e salve-o com o nome de Pool de Recursos, esse arquivo será responsável pelo pool de todos os projetos que criaremos a partir de agora. Quando criamos um pool de recursos, teremos apenas informações do recurso e suas atribuições, não conseguimos editar outras informações.

Com o arquivo salvo, abra os dois cronogramas que já foram criados.

Para uma visão mais clara dos projetos, utilize a opção de organizar tudo que existe na aba de exibição.

A exibição deverá ficar da seguinte maneira:

Agora vamos compartilhar os recursos. Para começar, deixe o selecionado o cronograma que você quer compartilhar os recursos,vá na aba Recursos -> Pool de recurso -> Compartilhar recursos.

É importante selecionar a opção de Usar recursos de, aqui direcionamos para o arquivo de pool que criamos. Repita o processo com o outro cronograma.

Feito isso agora temos um pool de recurso que podemos utilizar para todos os projetos.

Re-atribuindo atividades

Com o pool criado, podemos identificar os problemas de alocação que não foram gerenciados e assim planejar alguma ação, como:

  • Redistribuir tarefas;
  • Alterar trabalho da tarefa;
  • Alterar períodos de trabalho;
  • Adicionar recursos a tarefa.

Esses quatro 4 itens citados são as principais formas de redistribuição de super-alocação.

Para identificar esses problemas, deixaremos em destaque o arquivo do pool de recursos que criamos e mudaremos o modo de exibição para uso de tarefas (Aba de exibição -> Uso de tarefas).

Essa exibição retorna todas as tarefas agrupadas por recurso. Observe que no lado direito temos uma tabela de trabalho, por padrão temos uma visão diária, mas mudaremos para uma visão semanal, nesse momento alocações diárias não nos interessa. Vá até a aba exibição, no grupo zoom selecione a opção semanal na escala do tempo.

O Project identifica as super alocações deixando o nome do recurso em vermelho, em negrito e com um sinal de exclamação.

Nesse exemplo temos dois recursos que estão super-alocados. Agora que já identificamos os recursos e os períodos de super-alocação, podemos tratar esses casos. Exiba as sub-tarefas que está agrupada no recurso para tratarmos pontualmente o problema.

Percebemos que na semana do dia 08/04 o recurso chamado consultoria esta com 49 horas planejadas. Identificado isso, agora voltamos para a exibição agrupada por dia (aba de exibição, no grupo zoom selecione a opção diária na escala do tempo)

Agora já sabemos os dias e as tarefas que fazem o recurso estar super-alocado. Nesse caso, a melhor opção para resolução do problema, é redistribuir o trabalho do recurso, observe que em alguns dias ele trabalha apenas 5h, deixando assim disponível 3 horas em 3 dias da semana.

Para redistribuir o trabalho, basta ir à linha da atividade que você deseja realizar essa alteração e digitar as horas de trabalho manualmente. Qualquer alteração feita no pool será refletida no cronograma de origem e vice-versa.

Com as alterações a planilha ficaria da seguinte maneira.

Observe que não temos mais nada em vermelho e nem mais o sinal de super-alocação, entretanto, na primeira coluna o Project sinalizou que houve um “contorno” no planejamento.

Pronto, agora já sabemos redistribuir os recursos manualmente no Project, garanto que isso facilitará muito sua vida quando tiver que controlar e planejar mais de um projeto.

Caso você queira adicionar outros recursos ao pool de recursos, basta repetir o processo novamente.

É importante ressaltar, que a partir de agora quando formos abrir os cronogramas, o Project abrirá automaticamente o pool de recursos no modo somente leitura e conforme você faz as alterações terá que atualizar o pool a partir da opção de atualização do pool de recursos.

Pessoal, por hoje é isso. O que fizemos hoje nos auxiliará muito no planejamento dos próximos projetos.

Até a próxima.
Renato Torres

4 Comentários

  1. Bruno Oliveira novembro 9, 2011 Reply
    • Renato Torres novembro 9, 2011 Reply
  2. Elaine R abril 17, 2013 Reply
    • Renato Torres abril 18, 2013 Reply

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