Previsão de trabalho no MS Project

Olá pessoal, tudo bem?

Uma tarefa árdua e muito complicada do gerente de projetos é fazer um relatório de disponibilidade de recursos.

Essas informações são de extrema importância para toda a empresa, pois a equipe comercial conseguirá vender melhor os projetos; RH conseguirá planejar férias; é possível saber a capacidade máxima produtiva da sua equipe entre outros muitos benefícios.

O MS Project oferece um recurso riquíssimo nesse planejamento de recursos que poucas pessoas conhecem e pouquíssimas sabem usar. Por isso, é importante ressaltar que para uma previsão mais assertiva é necessário que seja feito um bom planejamento de horas dos projetos, pois a única coisa que o Project faz é consolidar essas informações, a partir dai, é possível gerar inúmeros relatórios.

Já escrevi alguns artigos sobre o MS Project (clique aqui) é importante que você leia todos, assim conseguirá usar o melhor da ferramenta.

Bom, mãos a massa!!!

O primeiro passo é ter um cronograma pronto com:

Partindo da premissa que você já tem um cronograma nesses moldes vamos começar a brincar com os dados. O recurso que utilizaremos para a extração dessas informações esta na aba Projeto -> Relatórios.

O Project por padrão tem uma série de relatórios disponíveis, mas é possível criar um relatório customizado. No post de hoje falaremos apenas dos já existentes.

Para uma previsão de trabalho precisamos da informação do trabalho planejado, disponibilidade do trabalho e disponibilidade restante, já existe um template que retorna todas essas informações, no Project ele é chamado Relatório de Disponibilidade de Recursos.

O nível de dados é até onde conseguimos decompor o relatório gerado, podendo ser:

  • Anos;
  • Trimestres;
  • Meses;
  • Semanas;
  • Dias.

Após a seleção do template e do nível de dados clique em Exibir.

Agora foi gerado uma Planilha Excel com uma tabela dinâmica e um gráfico dessa tabela dinâmica. Vale ressaltar que isso é apenas um modelo de relatório. Como já temos todas as informações do cronograma, podemos criar o nosso próprio relatório.

Customizando o relatório

Como o objetivo do nosso relatório e saber qual recurso está super ou sub-alocado, vamos customizá-lo para que ele possa nos ajudar um pouquinho mais.

Vá até a aba de Uso de Recurso, e expanda a célula de trimestre, assim o gráfico ficara com o eixo x mensal e não mais trimestral.

Agora já temos o relatório decomposto por semanas e sabemos se a equipe está ou não super alocada, porém precisamos ter essa informação por recurso da equipe.

Ainda na aba de uso de recurso, adicione o campo recursos ao quadrante de rótulo de linha.

Feito!!! Olha como ficou o nosso relatório.

Observe que é possível identificar se podemos ou não:

  • Vender mais projetos;
  • Um recurso tirar férias;
  • Otimizar recursos;
  • Alocar recursos em outros projetos e/ou atividades.

Enfim, temos base para tomada de muitas decisões.

Salvando o relatório

Para salvar, o processo é como uma planilha normal do Excel, basta ir ao menu arquivo e clicar em salvar como.

Quando o arquivo do Project for atualizado, basta abrir a planilha ir até a aba de dados e selecionar Atualizar Tudo.

Pronto, agora você já consegue montar um relatório incrível para tomada de decisões.

Pessoal, por hoje é isso. Espero que tenham gostado e que utilizem essas dicas.

Abraços,
Renato Torres

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