PMO – A Regra de Ouro do Sucesso – Parte 11

E ai pessoal, tudo bem?

Finalmente iniciaremos o ano!
Carnaval passou, agora já não temos mais desculpas de que o ano ainda não começou!

Hora de traçar a Missão e correr atrás dos objetivos!

No último post sobre a Regra de Ouro falamos da importância de iniciar o controle dos custos do projeto e de como controlar os custos dos envolvidos. Se recordam? Caso não, leiam o post da Regra de Ouro para o Sucesso – Parte 10.

Nossa missão de hoje é refletir o nosso orçamento no cronograma de uma forma que seja possível aproveitar todos os controles disponíveis no Project.

E lá vamos nós:

  1. Criar recursos: para criar os recursos clique no menu “Recursos” opção “Atribuir Recursos”:001
    Nesse momento será aberta uma caixa de diálogo com a lista dos Recursos já cadastrados, para adicionar de maneira bem simples um novo recurso dê um duplo clique em uma das linhas em branco. Será apresentada uma tela para que o cadastramento seja efetuado.002
    Durante o cadastramento fique atento a alguns pontos:a. Tipo de recurso: quando estivermos falando de recursos humanos, temos que deixar como Trabalho, se vamos informar material ou equipamento, o tipo deve ser material.A imagem abaixo demonstra o cadastro de um Recurso do tipo Trabalho:

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    A imagem abaixo demonstra o cadastro de um Recurso do tipo Material.

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    b. Grupo: esse grupo será utilizado para categorizar o investimento, você se lembra da coluna categoria do nosso último post? Podemos usar esse campo para fazer referência a mesma categoria da planilha criada para planejar o orçamento.
    É muito importante sempre lembrar de que a gente controla o que a gente planeja. Então, se quero ter relatórios agrupados, preciso planejar de forma agrupada.
    Quando estivermos cadastrando recursos de material, é importante pensarmos na unidade de medida, por exemplo, toneladas, unidades e etc.

    c. Custo do recurso: tanto para recurso do tipo material quanto trabalho, o custo deve ser informado na aba “Custo”. Temos 3 tipos de custos:

    i. Taxa padrão: que deve ser informado o valor do recurso. Se for trabalho, devemos informar o valor da taxa/hora do recurso, se for trabalho, temos que informar o custo unitário do recurso.

    ii. Taxa de horas extras: deve ser informado o valor da hora extra do recurso, caso ela exista.

    iii. Custo por uso: deve ser informado um custo fixo para ser apropriado toda vez que o recurso for utilizado. Esse tipo de custo é muito usado em caso de locações ou compra de serviços com escopo fechado.

    iv. Acumulação de custo: é importante se definir se o custo será apropriado no início da atividade, no fim ou se será rateado, nesse último caso é considerado o % de conclusão da atividade para a apropriação do custo.
    Caso não seja possível se descobrir o custo de cada um dos recursos humanos, a sugestão é atribuir R$1,00 para cada recurso. Esse seria o passo inicial de um PMO rumo a um controle de custos efetivo.

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  2. Atribuir os recursos nas atividades: quando falamos em recursos humanos é bastante simples e comum. Criamos as atividades e associamos as pessoas que a executarão e fim de papo.

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    Se o recurso for de Material pode complicar um pouco mais, pois em qual atividade devemos associar esse custo?
    Eu costumeiramente coloco em meus cronogramas uma atividade de “Comprar” e a essa atividade é que eu atribuo o recurso do tipo Equipamento. Essa mesma atividade eu costumo deixa-la com duração “0”, pois é apenas um marco de formalização, dessa forma a atribuição do recurso não interferirá no custo total da atividade.

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    Essa atribuição deve ocorrer em todos os itens do orçamento até que a planilha seja refletida por completo no Project.

  3. Salvar a linha de base: após efetuar essas alterações, clique no menu “Projeto” e “Definir Linha de Base”, assim teremos a foto do planejamento elaborado.
  4. Relatórios de controle: com base nessas simples ações, teremos acesso a relatórios super bacanas nativos do Project.

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    Vale lembrar que você pode customizar seus relatórios, caso não se lembre como, leia nosso post “PMO – A Regra de Ouro do Sucesso parte 2” .

    Na próxima semana começaremos a controlar o andamento físico e financeiro do projeto, e assim encerraremos essa série de grande sucesso.

    Um forte abraço, uma ótima semana e feliz ano novo!