PMO – A Regra de Ouro para Sucesso – Parte 3

E ai pessoal, tudo bem com vocês?

Nos dois primeiros artigos abordei como preparar o cronograma para que ele possa fomentar os seus controles com uma série de informações, bem como, lhe proporcionar a um clique um relatório de acompanhamento do projeto.

Como começamos nossa série pelo “fim”, agora vamos voltar ao início e abordar como criar iniciativas que tenham “acabativas”.

Muitos projetos são iniciados de maneira desordenada, sem qualquer planejamento e tendem a ser abortados durante a seu planejamento ou pior durante sua execução.

Há um tempo atrás conheci uma técnica chamada Project Model Canvas (PMC) do Professor José Finocchio, confesso que minha primeira impressão foi “Nossa!!! Isso é mais do mesmo”, “Qual a novidade nisso tudo?”, “Preciso aprender a fazer marketing com esse pessoal?”. Fui bastante relutante em querer entender a fundo do que se tratava o PMC e como ele poderia contribuir para a rotina de um PMO.

Um pessoal da minha equipe me mostrou, quis aplicar, mas no primeiro momento achei que não fosse agregar tanto ano nosso trabalho, depois de muita insistência eu resolvi testar o conceito e conduzir o dimensionamento de um projeto usando essa técnica.

Foi aí que eu tive uma agradável surpresa, percebi que estava em frente a uma ferramenta bem interessante, que poderia ser aplicada em qualquer tipo de projeto e já serviria como uma primeira “peneira” para iniciativas que não tinham “acabativas”.

A grande sacada da técnica é buscar a interação entre os participantes e usar os post-its para que todos possam interagir e validar o dimensionamento do projeto.

Nesse e no meu próximo post descreverei como elaborar um dimensionamento inicial de projeto utilizando a técnica do PMC que na minha empresa começamos a chamar de Quick Size.

Dividi a minha explicação em 8 passos e hoje apresentarei 4 e na semana que vem mais 4.

Passo 1: Antes de começar

O primeiro passo é adquirir uma série de post-its, eu gosto de usar post-its coloridos para que possamos dar cor e vida ao nosso Quick Size.

Além dos post-its eu utilizo caneta hidrográfica para poder realçar aquilo que realmente deve ser destacado.

Utilizo também os adesivos de “bolinhas” coloridos para qualificar os riscos de acordo com a criticidade definida durante as reuniões de dimensionamento.

Passo 2: Envolvendo as pessoas certas

O segundo passo é primordial para o sucesso da sessão e é um dos grandes desafios do PMO ou gerente do projeto – identificar as pessoas certas – temos que conseguir identificar quem são as pessoas que contribuirão e agregarão ao processo de dimensionamento.

Tente compor uma equipe multidisciplinar e o teu desafio será manter esse pessoal integrado e motivado durante toda a sessão.

Passo 3: Aquecendo os motores

O PMC é uma técnica bem interessante que busca a integração de toda a equipe, a ideia é fazer com que as pessoas troquem ideias, usem os post-its para documenta-las e as coloque em uma estrutura padronizada e visível para todos os envolvidos.

Abaixo uma foto da minha primeira sessão de Quick Size, utilizamos um projeto pessoal dela para que pudéssemos validar a eficácia da técnica.

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A Carol, minha amiga, que me ajudou no “teste” não é da área de projetos, jamais tinha planejado um projeto e conseguiu sem nenhuma dificuldade ser conduzida e planejar o seu projeto em um nível de detalhe que nem ela mesma imaginava que seria possível.

O segredo do PMC é ter um PMO que conheça muito de gestão de projetos para que ele possa conduzir, envolver e tirar o melhor de todos os envolvidos.

Nesse dimensionamento inicial temos que mergulhar nas questões fundamentais que devem ser contempladas em um plano, sendo elas:

  • Por que?
  • O que?
  • Quem?
  • Como?
  • Quando e quanto?

Essas questões são representadas por cores na próxima imagem e devem ser respondidas na mesma ordem.

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003 Passo 4: Por que?

Questões fundamentais e iniciais que devem ser respondidas no início do planejamento. Elas direcionarão todos os demais pontos do planejamento.

Para a definição do “por que?”, precisamos:

Justificativas: Focar sempre na situação atual, o que te move a investir tempo, dinheiro e energia no projeto.

A dica nesse momento é pensar nos porquês esquecendo do que será alcançando e quais benefícios são esperados.

Por exemplo: Eu preciso desenvolver um produto que irá tirar a minha empresa do “buraco”.

Qual a justificativa e qual o objetivo do projeto?

Se você disse que o objetivo do projeto é “tirar a empresa do buraco”, você errou, pois isso é a maior justificativa do projeto.

Parece uma “bobagem” semântica, mas se você não conseguir distinguir corretamente o que é a justificativa do objetivo do teu projeto, certamente você cometerá grandes erros de planejamento.

Objetivos SMART: nesse momento definiremos “o que” será entregue no final do projeto.

Apesar de conceitualmente ser muito claro o que preencher, no momento de preencher sempre pairam as dúvidas.

Além de definir “o que”, precisamos defini-lo de uma forma que ele fique SMART.

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  • Benefícios: Foco no futuro! Aqui vale a reflexão do tipo: Imagine que o projeto foi finalizado com sucesso…
    • Como estará sua empresa?
    • Como estará sua rotina?
    • O que você ganhará financeiramente com o projeto?
    • O que você ganhará estrategicamente com o projeto?

É muita informação para um post só (rs). No próximo post eu continuarei explicando o Quick Size e lembrando que quem interagir comigo por e-mail ou através do Blog receberá os documentos e modelos que estamos criando ao longo dessa série.

Fique ligado e mande seus comentários!

Um forte abraço e uma semana iluminada para seus projetos.

4 Comentários

  1. inocencio julho 1, 2014 Reply
  2. Marcos Dias, PMP junho 1, 2015 Reply
  3. Felipe Zarbetti novembro 27, 2015 Reply
    • Jacqueline Torres dezembro 3, 2015 Reply

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