PMO – A Regra de Ouro para o Sucesso – Parte 7

E ai pessoal, tudo bem com vocês?

Bom no nosso último post discutimos como elaborar uma EAP que pode não ser 100% de certeza que o sucesso será alcançado, mas já é um grande e importante passo rumo ao tão esperado sucesso!

Hoje vamos abordar a criação de um cronograma vencedor, mas não abordarei detalhadamente cada passo para a criação do cronograma, detalharei os fatores chaves de sucesso e que lhe farão ganhar o jogo.

Muitas vezes encontro muitos profissionais experientes em gerenciamento de projetos e eles me falam – “preciso urgente aprender o Project”, mas quando tento entender um pouco mais as reais necessidades deles, vejo que a deficiência não é conhecimento em ferramenta.

Pasmem, mas muitos gerentes de projeto têm dificuldades conceituais e basais, com isso consequentemente os mesmos tem dificuldade na elaboração de um plano detalhado, coerente, realista e bem feito.

Em todos os meus treinamentos, eu mesclo a base conceitual com a utilização da ferramenta, pois o Project sem o arcabouço conceitual nada mais é do que um Excel um pouco mais inteligente.

Abordaremos primeiro a parte conceitual, porque a ferramenta depois fica muito intuitiva.

Vamos nessa?

Podemos dividir a construção de um cronograma nos seguintes passos:

  1. Definição das atividades: essa é a parte mais simples da elaboração do cronograma e consiste em pegar a EAP elaborada e tentar detalhar um pouco mais.
    Eu costumo transformar o nível 2 da EAP em minhas atividades-sumário, criando uma relação muito intima entre a EAP e o cronograma.
    A decomposição da EAP deve ocorrer até o ponto que o pacote de trabalho possa ser atribuído a uma única pessoa. Gosto dessa métrica, porque para mim, cachorro que tem dois donos morre de fome ou fica obeso. Então para evitar a fadiga, é melhor detalhar dessa forma!
    A nomenclatura da atividade também é bem importante, pelo menos para mim, que sou muito perfeccionista rs.
    Gosto de usar o verbo apenas no nível da atividade, as atividades-sumário eu gosto de usar apenas substantivos.
    Abaixo a demonstração de como eu costumo nomear minhas atividades.

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    Outro ponto importante com relação à nomenclatura é que o nome deve deixar muito claro o trabalho que deve ser realizado, facilitando assim o alinhamento entre a equipe do projeto.

  2. Sequenciamento das atividades: aqui mora a chave do sucesso, insucesso e o nível de emoção que você terá ao longo do seu projeto.
    O sequenciamento das atividades define:
    – Como o projeto será executado
    – O seu caminho crítico
    – As suas folgas do projeto
    – Os recursos que serão necessários
    Conceitualmente o sequenciamento é bastante simples, basta você ordenar as atividades definindo suas predecessoras e fim de papo, mas será que é só isso mesmo?
    É claro que não!
    Para sequenciar precisamos pensar no tipo da precedência, que pode ser:

    – Término – Início: nesse caso a Atividade 1 precisa finalizar para que a 2 possa ser iniciada. Esse é o tipo mais conhecido e mais usado em todos os projetos.

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    – Início – Início: nesse caso as duas atividades são iniciadas no mesmo momento. Essa é uma forma de fazer com que as atividades iniciem em paralelo.
    003– Término – Término: nesse caso as duas atividades terminam juntas.
    004– Início – Término: durante muito tempo eu achava que esse tipo de precedência era apenas para termos um número par, não conseguia achar uma utilização muito clara para ela. Porém, depois comecei a abrir minha cabeça e comecei a achar utilidade.
    Principalmente quando temos uma data de entrega e que preciso fazer o planejamento detrás para frente, porém não posso usar a opção de planejar a partir do término disponível no Project.
    005Um exemplo prático, participei de projetos de desenvolvimento de produtos onde eu tinha atividades que eram calculadas a partir do término da sua sucessora, porém algumas atividades precisavam ser planejadas a partir do término de sua sucessora.
    Como assim?
    Por exemplo, eu precisava planejar a data da fotografia do catálogo e essa data era fixa, pois era preciso avaliar a agenda de terceiros envolvidos. Então a partir de uma data acertada com todos os envolvidos, eu deveria finalizar toda as atividades anteriormente para que fosse possível manter a data da fotografia.

    A definição da precedência consiste também na aplicação de antecipação e atrasos.

    – Atraso: eu posso criar uma folga entre uma atividade e outra, por exemplo, se meu projeto for de construção civil, eu tenho que prever um atraso entre uma atividade de concretar e retirar escoras. Esse atraso seria utilizado para curar o concreto, desse jeito eu não preciso criar uma atividade de “curar concreto” apenas para marcar esse tempo.

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    – Antecipação: é muito utilizado para fazer com que as atividades sejam executadas em paralelo ou em sua completude ou apenas parte da sua execução.
    007Nossa que nosso papo já está ficando muito longo, vou parar por aqui e no nosso próximo encontro falarei sobre:

    – Estimativa de recurso
    – Estimativa de duração
    – Análise do cronograma
    – Linha de base

    Uma semana iluminada para você e seus projetos.