PMO – A Regra de Ouro para o Sucesso – Parte 6

E ai pessoal, tudo bem?

Inicialmente eu tinha previsto passar apenas 5 dos principais passos para o sucesso do PMO, mas recebi inúmeros questionamentos por e-mail e através de minhas redes sociais que decidi rever meus conceitos.

Com isso a nossa série vai aumentar um pouquinho mais!

Hoje nós abordaremos uma questão muito importante, polêmica e divergente quando o assunto é projeto: Devo ou não fazer a EAP do meu projeto?

Mas, o que é a EAP?

A Estrutura Analítica do Projeto, EAP, é uma forma gráfica de tonar explícito o escopo do projeto, ou seja, é a história em quadrinhos do escopo. O bacana da EAP é que a visão gráfica facilita muito a interpretação, comunicação, validação e revisão do escopo por todos os envolvidos no projeto.

Mas, devo montar uma EAP para todos os meus projetos? Você como PMO, deve exigir uma EAP para todos os projetos sob sua responsabilidade?

Depende e depende.

Se todos os meus projetos forem muito parecidos eu não precisaria ter uma EAP para cada um deles, pois meu trabalho seria apenas o de copiar e colar para cumprir exigências de uma metodologia, mas se os meus projetos não são parecidos a EAP pode ser uma “mão na roda” para o gestor, principalmente para a composição do cronograma.

E como é composta uma EAP?

A EAP é uma estrutura analítica, muito parecida com um organograma e é dividida em 3 níveis:

  1. Nível 1: sempre e obrigatoriamente o nome do projeto;
  2. Nível 2: eu gosto muito de delimitar as entregas do projeto. Lembrando que as entregas devem fazer sentido para o nosso stakeholders e não apenas para o GP. Esse nível eu costumo utilizar como atividade Sumário no meu cronograma, mantendo a relação entre a EAP e o cronograma.
  3. Nível 3: o trabalho que eu preciso realizar para que as entregas elas possam sair do “papel”.
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Vejam que no meu exemplo eu estruturei a EAP de uma forma que fique simples identificar o que será entregue no projeto. Detalhe muito importante não tentem na EAP chegar no nível do COMO será entregue, porque muitas vezes nem no cronograma nós detalhamos muito o COMO será feito.

Eu particularmente, só utilizo um verbo no nome do pacote de trabalho, quando o mesmo for o último nível da EAP, enquanto isso não for verdadeiro, utilizo apenas um substantivo para identificar o pacote. Teoricamente essa minha ação “burla” uma boa prática, mas acho muito mais simpático uma EAP estruturada dessa forma.
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E até que ponto eu devo decompor as entregas em pacotes de trabalho?

Eu utilizo uma regra bastante simples, tento estimar se o último nível da EAP pode ser executado em no máximo 2 semanas de trabalho. Caso não seja possível, eu decomponho um pouco mais e também não crio pacotes com menos de 8 horas de trabalho.

Por que eu faço dessa forma?

Com menos de oito horas estou praticando micro gestão e imagina um PMO indo no detalhe do detalhe de cada um dos projetos?

Com mais de oitenta horas estou praticando a macrogestão e qualquer erro ou desvio de planejamento eu demoraria muito tempo para identificar. Projetos com muitos pacotes de trabalho com mais de 80 horas sempre vivem no gerúndio, e isso é o que queremos evitar, concordam?

Parece simples, não é mesmo? Mas, realmente é bem simples, porém requer prática e dedicação.

Tenho certeza que depois de algum tempo você olhará para a sua primeira EAP e dará até risadas, pois como tudo na vida, a gente vai melhorando conforme o tempo e aplicação da técnica.

Por hoje é só pessoal, eu encontro com você na próxima segunda onde eu lhe apresentarei algumas dicas “matadoras” de como elaborar o seu cronograma.