PMO – A Regra de Ouro do Sucesso – Parte 9

E ai pessoal, tudo bem com vocês?

Prontos para finalizarmos nosso cronograma? Agora falta pouco, muito pouco rs…

Nesse momento temos que fazer um backup e deixarmos em local bem seguro, pois iniciaremos o puxa-estica.

Temos alguns passos que devem ser avaliados no cronograma elaborado, sendo eles:

  • Alocação dos recursos: temos que avaliar se os recursos que estão destacados estão superalocados.

Muitas vezes terminamos a primeira versão do cronograma e nos deparamos com alguns recursos trabalhando 20, 30 horas em um mesmo dia. Como a física não permite e o tempo é uma das únicas coisas da vida que são inelásticas então é hora de começar a rever os recursos ou os prazos do projeto.

Se estiver usando o MS-Project basta clicar na opção “Nivelamento de Recursos” para que ele resolva a superalocação dos recursos envolvidos.

Mas, como o MS-Project trabalha?

Ele simplesmente pega as atividades do recurso que está superalocado e as distribui na linha do tempo.

Muitas vezes o resultado do nivelamento dos recursos dá uma péssima notícia para o gerente do projeto, porque muitas vezes ele acaba alongando os prazos do projeto.

Após nivelar os recursos é hora de buscar a aprovação do projeto com os stakeholders, quase que 100% das vezes o patrocinador acha o prazo absurdo e o cronograma não é aprovado. Temos que voltar à prancheta para que uma nova versão seja gerada.

Para a compressão do cronograma temos dois caminhos:

  • Compressão: essa técnica consiste em aumentar o número de recursos no projeto na tentativa de diminuir o prazo final do projeto.

É como colocar 9 mulheres para engravidar e esperar ter um filho pronto em apenas um mês. É obvio que essa técnica funciona para alguns projetos e atividades, porém temos casos em que elas são inviáveis, por exemplo, no caso das mulheres grávidas.

Essa técnica além de aumentar o risco, ela aumenta também o custo do projeto, pois teremos que fazer mais em menos tempo.

  • Paralelismo: essa técnica consiste em executar em paralelo atividades que deviam ser sequenciais. É como se a gente estivesse pintando a parede enquanto o pedreiro ainda está trabalhando.

Nesse caso aumentamos muito o risco do projeto, principalmente o risco de retrabalho. Muitas vezes a única forma de comprimir um cronograma é fazendo o paralelismo (fast tracking).

O GP tem que alertar de todos os riscos e tornar muito claro todas as premissas que foram adotadas, pois a estratégia pode fracassar.

Depois de toda essa matemática é chegada a hora de submeter o cronograma a uma nova aprovação, essa ginástica deve continuar até termos um cronograma factível aos objetivos do projeto e do nosso patrocinador.

Uma vez aprovado vamos tirar aquela linda foto que será a nossa linha de base! A partir de agora é só fazer o cronograma acontecer, garantir que os desvios sejam os menores possíveis, controlar a adrenalina e viver o projeto como se fosse o seu último!

A semana que vem vamos começar a elaborar o temido orçamento… uma semana iluminada para você e seus projetos!