PMO – A Regra de Ouro do Sucesso – Parte 8

Regra DestacadaE ai pessoal, tudo bem com vocês?

No nosso último post começamos a construir um cronograma de sucesso, falamos que um dos maiores segredos de um bom cronograma é a delimitação da rede usando as predecessoras para isso.

A forma como montamos a rede é como executaremos nosso projeto e podemos escolher um caminho com mais ou menos riscos. Porém, não é só de uma boa rede que é feito um bom cronograma… ainda temos um longo caminho para percorrer.

  • Estimativa de recursos: aqui vem um grande dilema – devemos primeiro estimar duração ou recurso? Na teoria temos que estimar primeiro os recursos e depois estimamos a duração. Simples, porque precisamos pensar em quem vai executar a atividade para saber quanto tempo vai demorar, para pegar o comprometimento com a pessoal e validar a forma e os detalhes de como a tarefa será executada.

Pessoas chavesEsse é o momento de já definirmos as pessoas mesmo, mas algumas vezes ainda são temos claro quem serão as pessoas e podemos trabalhar com perfis, por exemplo, analista sênior, técnico de segurança do trabalho ou algo do tipo.

Mas, por quê?

 

 

  • Estimativa de duração: nesse momento é que começam as primeiras discussões do projeto, porque os prazos começam a ficar visíveis e os questionamentos surgem.Para estimar duração temos que ter algumas coisas muito claras:

    • Trabalho x Duração: temos que deixar muito clara a diferença entre trabalho e duração, onde trabalho é o tempo que a pessoa realmente se dedicará à atividade e duração e esse trabalho distribuído na linha do tempo.Com a duração medimos o desempenho do prazo e o trabalho medimos o desempenho de custo.Aos poucos comece a medir o desempenho de prazo e depois em doses homeopáticas introduza o desempenho de custo, e quando menos perceber você estará gerenciado o teu cronograma físico e financeiro.

Quando a empresa está começando a gerenciar projetos, nem pense em dividir duração do trabalho, você não conseguirá andar com o seu planejamento se não for um pouco mais flexível.

Por exemplo, se alguém lhe pede 5 dias para fazer uma planilha e diz que precisa de 4 horas para fazer, isso quer dizer que a Duração é de 5 dias e o Trabalho é de 4 horas.

    • Estimativa por analogia: essa é a forma mais utilizada de estimar um projeto, mas para que ela funcione, o projeto que está sendo usado como base tem que ser realmente semelhante com o que está sendo estimado.

Essa estimativa se bem utilizada pode ser bem assertiva, pois a cada novo projeto afinamos um pouco mais as estimativas até o ponto de criar um modelo de cronograma para cada tipo de projeto.

    • Estimativa definitiva: umas das maneiras de se efetuar uma estimativa definitiva é pegando uma visão otimista de duração, uma pessimista e mais provável. Com essas informações efetuar uma média ponderada, chamada de cálculo de PERT, para que se obtenha a duração da atividade.

A média ponderada deve usar a seguinte fórmula:

(Pessimista + Otimista + 4 x Mais Provável ) / 6

DuraçãoFeito isso para todas as atividades é hora de submeter o cronograma à sua primeira avaliação. Normalmente o cronograma não é aprovado na primeira versão e iniciamos uma etapa que é chamada de análise do cronograma.

Nesse momento, faça uma cópia de segurança, pois vamos começar a “brincar” de simular cenários.

Na próxima semana vamos avaliar essas técnicas de análise de cronograma!

Uma semana iluminada para você e seus projetos!

Jacqueline TorresJacque Torres, PMP

Executiva de projetos e especialista em ferramentas de Gestão de Projetos e Portfólio.