PMO – A regra de Ouro do Sucesso – Parte 5

E ai pessoal, tudo bem?

Depois dos resultados da Copa, ficou muito claro que precisamos estruturar muito bem nossos projetos.

Nas duas últimas semanas falamos da importância da delimitação inicial do projeto e eu apresentei a técnica do Project Model Canvas. Embora o Canvas seja uma técnica fantástica, muitos projetos precisam ser mais bem antes de sua execução.

E para esses projetos por onde devemos começar?

A resposta é simples: devemos iniciar detalhando um pouco mais onde estamos e onde queremos chegar!

Devemos olhar para o Canvas criado e temos que nos aprofundar nessas questões, isso nos dará o nosso bom e velho Escopo do Projeto.

A composição da definição do escopo está intimamente relacionada ao tipo de projeto que será desenvolvido, pois ela deve conter detalhes do produto, especificações e/ou detalhamento técnico com as informações essenciais para a equipe de execução.

Para definir um escopo “campeão”, precisamos detalhar essencialmente três pontos:

tempestadeContexto e informações históricas: nessa área devemos contextualizar o “onde estamos”, a famosa “situação atual” ou se preferir “as is”.

Nesse momento vestimos o “chapéu” do historiador, temos que contar a história de como se chegou a conclusão da importância do projeto, os motivos e argumentos que sustentam a tese da importância do projeto.

Essa sessão, normalmente, o céu é nebuloso, o horizonte não é dos melhores.

Temos que acreditar que o projeto será capaz de solucionar os problemas que estão sendo abordados.

Mundo RosaSolução proposta: nessa área temos que vislumbrar a solução para todos os problemas contextualizados.

Nesse momento o mundo fica todo cor-de-rosa, temos que colocar como a solução resolverá os problemas contextualizados.

Não precisamos escrever um livro para definir um bom escopo, use frases curtas, estrutura de tópicos, escreve de maneira clara, não encha muita “linguiça” e nem ative o “gerador de lero-lero”, vá direto ao ponto.

Durante o detalhamento da solução tudo o que será feito deve ser detalhado, tentando evitar documentos longos e muito técnicos, porque eles acabam dificultando a leitura e tendem a não serem lidos com o foco necessário, então foque no que realmente for importante e mesmo assim tente ser o mais objetivo possível.

Já participei de projeto com documento de escopo muito longo, onde o GP teve que fazer um resumo em Power Point para o patrocinador.

Como cada dia que passa nossa rotina está mais tumultuada, o melhor é desenvolver algo que seja realmente útil e que agregará valor ao projeto.

fronteirasExclusão: essa sessão podia ser chama de sessão evita a fadiga rs. Temos por obrigação deixar claro o que não vai ser feito.

Nesse momento alinhamos as expectativas com o patrocinador do projeto e delimitamos as fronteiras do projeto.

Essa sessão passa ser essencial quando o projeto precisou ser replanejado, principalmente, por conta de redução de custo.

Por exemplo, se você apresentou um plano de projeto onde o patrocinador amou, mas chegou no final disse não ter recursos físicos ou financeiros para executá-lo e que uma revisão precisará ser efetuada.

Meu bom e velho amigo, encha a tua definição de escopo de exclusões. Coloque TUDO o que foi cortado, porque certamente lá na frente ele não lembrará desse período de “vacas magras” e lhe cobrará de tudo o que foi apresentado na primeira versão onde o mundo era totalmente cor-de-rosa.

Em três passos conseguimos delimitar um escopo de projeto, de qualquer tipo de projeto, ser assertivo, não ser repetitivo e evitando o gerador de “lero-lero”. Simples e fácil de ser feito e mantido!

Bora lá começar a definir o escopo dos nossos projetos em apenas três passos? Na próxima semana falaremos de WBS – Fazer ou Não fazer, eis a questão!

Espero vocês, uma semana iluminada para vocês e seus projetos!

2 Comentários

  1. Felipe Freitas junho 3, 2015 Reply
    • Jacqueline Torres junho 12, 2015 Reply

Adicionar um Comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *