PMO – A Regra de Ouro do Sucesso – Parte 4

E ai pessoal, tudo bem com vocês?

Vamos continuar entendendo o preenchimento do Project Model Canvas?

Para quem chegou agora, essa é a segunda etapa do que é necessário para a criação de um Project Modela Canvas.
001Passo 5: O que?

A partir desse momento temos que motivar a equipe a pensar nos detalhes em como dividir o Objetivo traçado em partes menores. Sempre pensando na filosofia do “dividir para conquistar”.

  • Produtos: precisamos pensar em como o resultado do projeto poder ser dividido.

Dependendo do tamanho e complexidade do projeto, os produtos serão muito semelhantes as entregas, mas nem sempre isso será uma verdade.

  • Requisitos: estão intimamente ligados a qualidade dos produtos que serão entregues, é muito importante tentar destacar as expectativas dos nossos stakeholders, para que todos possam estar na mesma página.
    Como qualidade está relacionada a expectativa, referência é de extrema importância o preenchimento dessa sessão com muita cautela.
    É exatamente aqui que vamos delimitar se entregaremos uma Ferrari ou um Fusca vermelho para nosso stakeholder.
    Seja detalhista ao máximo nesse momento!

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Passo 6: Quem?

É chegada a hora de começar a pensar nos stakeholders, equipe e nos fatores externos que podem influenciar positiva ou negativamente o projeto.

  • Stakeholder: devem ser listados os envolvidos e os que sofrem o impacto com a execução do projeto.

O preenchimento bem feito dessa sessão pode fazer com que o gestor “ganhe o jogo” do projeto ou não.

Caso um stakeholder chave não seja identificado certamente o gestor terá problemas para alcançar os resultados planejados.

  • Fatores externos: devem ser listados os fatores que não estão no domínio do gestor e que certamente impactarão na execução do projeto.
  • Equipe: devem ser listadas as pessoas que atuarão diretamente no projeto.
    Eu particularmente gosto de definir o papel de cada uma das pessoas destacadas na equipe, dessa forma já terei minha matriz de responsabilidades iniciada. Essa é uma particularidade que eu incluo nos meus dimensionamentos, mas isso não é obrigatório.

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Tanto para Stakeholder quanto para equipe, eu gosto de destacar as pessoas chaves para o sucesso do projeto. Dessa forma fica clara a responsabilidade de cada uma das pessoas e a importância de seu engajamento e participação no projeto.

004 Passo 7: Como?

Esse é o momento de começar a detalhar em linhas gerais “como” a execução do projeto será orientada.

Nesse momento devem ser preenchidas as seguintes informações:

  • Premissas: devem ser estabelecidas as “verdades” do projeto, principalmente as que não estejam sob o domínio do gestor de projeto.

Os fatores externos podem lhe auxiliar na identificação das premissas do projeto.

  • Grupo de entregas: chegou a hora de começar a pensar em quais partes o projeto será entregue.
    É importante que as entregas façam sentido para o nosso stakeholder, por exemplo, a equipe de tecnologia colocar o desenvolvimento de um algoritmo poderoso como uma entrega se o usuário não tiver condições ou não tiver o botão para apertar e iniciar seus testes.
    No momento de delimitação das entregas essa pergunta deve estar sempre na sua cabeça “essa entrega fará sentido para o meu stakeholder?”.
  • Restrições: devem ser listados todos os obstáculos que o gestor pode enfrentar durante a execução. A linha que divide uma premissa de uma restrição é muito tênue, mas você pode usar como dica a seguinte regra – tem relação com custo ou prazo do projeto – certamente será mais um limitante/obstáculo do que uma verdade que você assumirá, dessa forma as relacione na sessão de restrições.

005 Passo 8: Quando e Quanto?

Quais são as primeiras perguntas que todo e qualquer Patrocinador quer respondida? Quando e quanto vai me custar o projeto.

Eu acho que essa é uma das poucas regras no mundo que não tem uma exceção.

Mas, para pensar em quando e quanto precisamos primeiro fazer um exercício de futurologia que é delimitar os riscos do projeto.

Os riscos devem ser avaliados sob dois aspectos:

  • Risco Global: essa é a visão macro dos riscos, está atrelado ao projeto como um todo.

Para facilitar a avaliação do risco global do projeto, é bacana que o gestor delimite algumas categorias e estimule a equipe a avaliar qual a criticidade desses riscos. Alguns exemplos de categorias:

– Disponibilidade de recursos
– Complexidade técnica
– Adesão dos stakeholders
É bacana definir uma escala de avaliação também, eu gosto de definir uma escala nominal, sendo: Baixo, Moderado, Alto ou Muito Alto.
Depois de avaliar o risco global, deve ser escrito um Post-it da seguinte maneira.
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  • Risco Específico: nesse momento precisamos pensar nos principais riscos que podem ocorrer no projeto.
    Os riscos específicos devem ser avaliados na seguinte estrutura:
    007Depois dessa etapa, é chegada a hora de avaliar a probabilidade e o impacto que o risco pode trazer ao projeto.
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    Após essa avaliação o grau de urgência deve ser calculado, ele é obtido pela multiplicação da probabilidade e do impacto.
    Eu faço uma outra customização nesse momento, eu gosto de colocar uma bolinha colorida de acordo com o grau de urgência, sendo que o maior grau eu utilizo uma bolinha vermelha para diferenciar.
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  • Linha do tempo: agora precisamos encaixar as entregas na linha do tempo de execução do projeto. O ideal é dividir o tempo total desejado para execução do projeto em quatro quadrantes e delimitar qual entrega será priorizada em cada um dos quadrantes.
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Essa linha do tempo servirá de base para a composição de um cronograma mais detalhado e completo que deverá ser usado para o acompanhamento da execução do projeto.

 

  • Quanto: esse é o momento de definir qual é o objetivo de custo a ser alcançado. Com a quantidade de informações que temos não é possível ter uma informação assertiva, mas já é possível a definição de um objetivo para que o mesmo seja “buscado” durante o planejamento detalhado do projeto.

 

Com esses poucos passos é possível delimitar rapidamente um projeto, avaliar se o mesmo é sustentável e se os benefícios esperados justificam a iniciativa.

Parece difícil, mas não é! Requer um pouco de prática, dedicação, mas todo esforço vale a pena para que possamos ter iniciativas com “acabativas”.

Na próxima semana farei um apanhado para a composição de um bom planejamento do projeto.

Até lá! Abraço e muita luz nos seus projetos.

2 Comentários

  1. Jose Francisco Ferreira junho 22, 2015 Reply

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