PMO – A Regra de Ouro do Sucesso – Parte 2

E ai pessoal, tudo bem com vocês?

Tenho certeza que toda segunda-feira ou sexta-feira você investe um tempão gerando relatório de andamento de seus projetos, correto? Como sei que você é um gestor de projetos “sangue nos olhos”, esse tipo de atividade é sempre muito “chata”, pois consiste em atividades burocráticas, que demandam um tempão e que a sua construção não agrega valor, concorda?

E se eu te contar que temos como usar o Project 2013 para compor relatórios bem bacanas, com informações gerenciais e de uma forma que fique em um formato de um Slide em Power Point, e que você poderia limitar a um clique a emissão de um relatório de andamento de projeto?

Isso não parece fantástico?

Sim, é fantástico e nesse post vou te passar um passo-a-passo de como conseguir elaborar um relatório bem bacana, com informações gerenciais e que pode ser usado tanto para as reuniões de acompanhamento com a equipe quanto para apresentação com o patrocinador do projeto.

Depois desse post suas segundas-feiras não serão mais as mesmas rs… elas serão muito mais fáceis e menos burocráticas!

Então, vamos lá!

 

Passo 1: Crie novos filtros

Para facilitar a exibição de forma consolidada o andamento do projeto será necessário a criação de filtros, para isso vamos:

  • Clicar no menu “Exibição”;
  • Em seguida “Filtros”;
  • Em seguida “Mais Filtros”.

 

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Criaremos três novos filtros com base em filtros já existentes:

  • Marcos atrasados

Esse filtro será usado como base para os outros dois filtros, e será utilizado para destacarmos os marcos que estão com atraso no cronograma.

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  • Marcos em andamento

Clicaremos no filtro “Marcos Atrasados” e na sequência no botão “Copiar”

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Você deve alterar o nome do filtro e alterar a condição do campo “Status”, conforme destacado na imagem acima.

  • Marcos futuros

Clicaremos no filtro “Marcos Atrasados” e na sequência no botão “Copiar”

 

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Passo 3: Começando o relatório

Nós criaremos um relatório que eu costumo chamar de One Page, onde apresentamos em uma página só as informações mais importantes do projeto. Ele é o mais pedido por todo e qualquer patrocinador, quem nunca foi parado no café pelo patrocinador e o mesmo lhe fez o seguinte pedido: “Me resume o status do projeto em uma página, algumas linhas, preciso me atualizar para aquela reunião com a alta gestão da empresa?”

Enfim, é esse relatório que configuraremos a partir de agora. Vamos lá!

  • Clique no menu “Relatórios”;
  • Em seguida “Novo Relatório”;
  • Em seguida “Relatório em Branco”.

 

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Coloque o nome do relatório “One Page”.

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Passo 4: Configurando o relatório

Vamos trabalhar agora na aba “Design” que foi adicionada.

Vamos adicionar uma “Caixa de Texto” para criarmos o título do relatório.
007Coloquei uma linha abaixo do One Page para dar um charme ao relatório, agora você precisa usar todo seu bom gosto, imaginação para deixar esse relatório o mais lindo e funcional possível! Eu vou lhe dar algumas ideias, mas o céu e a sua imaginação serão os limites para tornar esse relatório fantástico!

Para buscar as informações disponíveis no Project precisamos adicionar tabelas ou gráficos, começaremos adicionando uma tabela para colocarmos o nome do Projeto. Para isso, basta clicar no botão “Tabela”.

Ao adicionar a tabela ele trará a seguinte tabela como padrão:
008 Para incluir ou excluir campo basta utilizar a tabela que aparece do lado direito da tela.

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Manteremos nessa tabela apenas o campo “Nome”, esse campo armazena o Nome do Projeto. Formataremos a tabela da seguinte forma:

  • Sem linhas de cabeçalho;
  • Sem cor de fundo.

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Posicionaremos esse campo do lado direito superior do relatório, como demonstrado abaixo.

Faremos o mesmo processo para os campos:

  • Início;
  • Término.

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Está faltando cor ao nosso relatório, está meio sem graça e sem vida! Faremos um processo parecido com os campos abaixo, mas nesse caso manteremos a linha de cabeçalho:

  • % Concluída;
  • % Planejado;
  • Custo;
  • Custo real;
  • Custo restante.

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Está ficando lindo nosso relatório e com uma interface bem moderna!

Um grande problema do relatório no Project Professional é que não conseguimos usar indicadores gráficos, então vamos usar uma solução de contorno para tentar demonstrar um semáforo para os campos de Desvio de Prazo que criamos no post anterior.

Adicionaremos um Gráfico de Colunas para montar um semáforo.

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Retiraremos os campos “Trabalho” que o Project adicionará automaticamente e incluiremos os campos “Desvio de Prazo” e “Desvios de Custo” que criamos no post anterior. O gráfico ficará da seguinte maneira:

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Começaremos a formatar o eixo para que ele fique parecendo com um semáforo. Para isso clique no eixo e com o botão direito selecione “Formatar Eixo”.

 

Nesse momento será aberto um painel do lado direito da tela, selecione a opção “Linha de preenchimento”.

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Selecione a opção “Linha”.

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Selecione a opção “Linha Gradiente” nesse momento será apresentada uma barra com as marcações da linha para que possamos configurar o preenchimento de cores do eixo que será apresentado. Clicaremos na primeira opção da marca, conforme demonstrado na figura acima.

Após clicar efetuaremos a seguinte configuração:

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Selecionaremos a segunda marca e efetuaremos a seguinte configuração:

019

Como o padrão é exibir quatro marcações, nós devemos retirar uma das marcações restantes, para isso basta clicar no símbolo  que a marcação indicada será removida. Por último selecionaremos a última marcação e efetuaremos a seguinte configuração:020

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As opções do eixo também devem ser revisadas e devem ter a seguinte configuração:

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Coloque esse gráfico no canto superior esquerdo do relatório e teremos a seguinte aparência:

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Adicionaremos agora quatro caixas de texto para:

  • Nome do Gerente do Projeto;
  • Avaliação geral;
  • Pontos críticos;
  • Próximos passos.

Esses três últimos campos serão usados semanalmente durante o processo de atualização do cronograma, adicione os campos nas posições destacadas.

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Estamos com nosso relatório quase finalizado, agora precisamos colocar o cronograma de entregas, para isso incluiremos quatro tabelas:

  • Entregas atrasadas;
  • Entregas em andamento;
  • Próximas entregas;
  • Entregas concluídas.

Em cada uma dessas tabelas adicionaremos os seguintes campos:

  • Descrição;
  • % Concluída;
  • Início;
  • Término;
  • % Planejada;
  • Data de início da linha de base;
  • o Data de término da linha de base.

Para cada tabela criada utilizaremos os filtros criados no primeiro passo desse post.

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Adicionando as tabelas, formate-as da maneira que você julgar mais adequada, posicione-as no relatório e prontinho! Seu relatório está pronto para ser usado.

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O bacana é que depois de atualizar o seu cronograma você já terá a sua disposição um relatório bem estruturado que pode ser usado na sua reunião de acompanhamento e não levará mais do que um clique para ser gerado.
Agora você já está pronto para iniciar um planejamento muito bem feito e certamente arrasará em seus projetos!

Lembrando que você que interagir comigo durante essa série de artigos, receberá no seu e-mail esse template de cronograma no final da série “Regra de Ouro”. Mandem suas dúvidas e comentários.

Um grande abraço e uma semana iluminada para seus projetos.

Jacque Torres.

11 Comentários

  1. Raul Gutierrez maio 13, 2015 Reply
    • Jacqueline Torres maio 14, 2015 Reply
  2. Weslei junho 3, 2015 Reply
    • Jacqueline Torres junho 9, 2015 Reply
  3. Felipe Freitas junho 3, 2015 Reply
    • Jacqueline Torres junho 9, 2015 Reply
  4. oliviobf junho 4, 2015 Reply
    • Jacqueline Torres junho 9, 2015 Reply
  5. camila fevereiro 28, 2016 Reply
    • Jacque Torres março 10, 2016 Reply
  6. Adriele julho 19, 2017 Reply

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