PMO – A Regra de Ouro do Sucesso – Parte 12

E aí galera, tudo bem?

Ao longo da nossa série evidenciamos o que devemos fazer para elaborar um plano de projetos simples e matador, agora é chegada a hora de iniciar o controle do projeto.

Confesso que essa é a atividade / fase que eu menos gosto na Gestão de Projetos, pois somos taxados de chatos, das pessoas que só cobram resultados e ainda temos que solucionar conflito entre áreas, equipes e projetos.

Dá uma preguicinha só de pensar rs…

Quando iniciamos a execução do projeto, temos que já planejar a governança de controle e planejar essa atividade.
Normalmente, o controle é feito uma vez por semana, mas já atuei em projetos que tivemos que fazer um controle diário, enfim, cada projeto é um projeto, cada controle é um controle.
O importante é que a governança seja transparente para todos os envolvidos.

Vou descrever a forma como tenho atuado em meus projetos e que tenho obtido resultados surpreendentes:

  1. Defina a governança:
    Defina com o seu patrocinador como serão os pontos de controle.
    Culturalmente existe uma onda em que as medições são efetuadas em uma segunda-feira olhando para a semana anterior.
    Isso é quase uma boa prática, mas já atuei em projetos que tínhamos que efetuar medições toda quarta-feira.
  2. Planeje reuniões rápidas:
    Nos meus últimos projetos, tenho adotado a filosofia da formiguinha, “devagar e sempre!”.
    Marco reuniões de no máximo 30 minutos com cada um dos envolvidos no projeto.
    Nessas reuniões efetuamos a atualização do % de conclusão, datas reais e identificação de riscos, pontos críticos e avaliação de maneira geral.
    Tenho atuado dessa forma, pois os meus últimos projetos são multidisciplinares e com um número bem grande de Stakeholders e essa foi a maneira que eu consegui ter mais controle no projeto e otimizar o tempo dos envolvidos.
  3. Efetue o controle, reagende e caso necessário, pense em replanejar:
    Depois de efetuar as reuniões rápidas, reserve um tempo para consolidação e organização das informações.
    O maior controle que efetuamos é no cronograma do projeto e descreverei já já como proceder.
  4. Agende uma reunião de resultados:
    Convoque uma reunião periódica com o comitê do projeto para apresentação dos resultados alcançados e definição dos próximos passos.
    Essa reunião deve ser embasada nos relatórios gerados pelo Gerente do Projeto, no segundo post da nossa série temos um passo-a-passo de como construir um relatório bem bacana e que vai ajudar demais no seu dia-a-dia.

E como efetuar o controle no Project?

É importante definir os indicadores da mesma forma como definimos no nosso primeiro post da série, isso vai ajudar demais durante a atualização.

Vamos aos passos no Project:

  1. Defina a data de status:
    Essa data é uma linha de corte que temos no Project, é como se a gente perguntasse ao Project: o que eu deveria ter concluído até a data informada.Para definir a data de status, clique no menu Projeto e na sequência Data de Status.

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    Essa simples ação associada a criação dos indicadores já lhe dará uma visão bem clara do que precisa ser atualizado, isso porque os indicadores já ficarão vermelhos.

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    Além do indicador, podemos usar o campo % Planejado para identificar as atividades que já deveriam estar em execução.
    Pode até parecer bobagem, mas esses indicadores ajudam muito.
    Imagina um cronograma com mais 100, 1000 atividades?

  2. Atualize as atividades:
    Muitos gerentes de projeto atualizam somente o % de conclusão das atividades, isso é muito comum, mas é péssimo!
    Péssimo porque nunca teremos refletido exatamente a realidade do projeto.
    Então o correto é refletir a realidade do projeto durante a atualização.
    Para atualizar basta selecionar a opção “Detalhes da Tarefa”, conforme demonstrado abaixo:

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    Ao clicar nessa opção será aberta uma caixa de diálogo para que as informações da tarefa possam ser informadas.

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    Selecione a opção “Real” para definir os dados de realização. Após informar as datas, informe o % de conclusão e confirme a alteração efetuada.

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    É importante lembrar:a. Sempre que você informar apenas o % de conclusão, o Project assumirá como datas de início e término real as datas que estão no campo Início/Término, mesmos que essa data seja uma data futura.b. A partir do momento que você ajustar as datas reais, conforme demonstrado, o Project irá atualizar a rede e antecipar ou atrasar as atividades sucessores de acordo com os dados informados.

Simples assim, com essa ação bem simples é possível manter o histórico da execução do projeto e ter uma visão realista do status.
O último passo é emitir os relatórios de controle, que uma vez configurado não exige muito mais do que um misero clique.

Simples, rápido, eficiente e que vai garantir o sucesso do seu projeto!

Na próxima semana abordarei a diferença entre reagendar e replanejar projetos, eu sempre tive algumas dúvidas de como e quando usar cada uma dessas técnicas.

Um forte abraço e até mais!