PMO – A Regra de Ouro do Sucesso – Parte 10

E ai pessoal, tudo bem?

Depois de dez passos estamos prestes a responder a pergunta mais importante para um patrocinador – Quanto custará o projeto?

Parece complexo, mas não é! Basta colocar em prática os passos que detalhei nas últimas semanas e tenho certeza que as coisas sairão meio que naturalmente.

Um dos pontos mais temidos de um planejamento é o momento de elaborar o orçamento, muitos gerentes acabam se perdendo nessa hora e são necessárias inúmeras revisões até que o número esteja consistente e apresentável.

Outro problema recorrente é a falta de relação entre o cronograma físico e financeiro, as pessoas não valorizam essa relação, mas sem isso fica inviável saber se o que está sendo produzido está ou não tendo desvios de custos.

Não é raro encontrarmos projetos com investimentos listados em um orçamento e não conseguirmos estabelecer uma referência com as entregas que foram planejadas.

E o que fazer para evitar essa falta de coerência e consistência?

  • Organize-se: o primeiro passo é organizar a forma como será composto o orçamento. Se o projeto envolve investimentos tente elaborar uma planilha com a lista de investimentos que deverá ser realizado.

Evite criar planilhas muito elaboradas, faça uma tabela simples no Excel, sem fórmulas, sem macros, sem grandes recursos. Minha sugestão é:

– Descrição
– Valor orçado
– Categoria
– Fornecedor
– Atividade relacionada: é importante sabermos a qual atividade o valor está sendo associado, pois no final o ideal é incluir essa informação no Project.

  • Prepare análises: como montamos uma planilha bem simples, apenas como uma tabela, podemos usar os recursos de tabela dinâmica no Excel para avaliar os investimentos por categoria, por fornecedor e qualquer outra variável que você julgue importante colocar na planilha.
  • Faça um double-check: depois de elaborar o orçamento, volte ao seu cronograma e veja se não tem mais itens que precisem ser orçados. Passe para o próximo passo assim que finalizar essa revisão.
  • Aprove o orçamento: com tudo finalizado, prepare o material para a aprovação do orçamento, esteja bem organizado e fundamentado porque o patrocinador irá lhe sabatinar com todos os detalhes, afinal de contas é ele quem assina o cheque.

Você deve estar se perguntando, mas porque ela usa uma planilha em vez de usar o Project? O Project não é preparado para acompanhar os custos do projeto?

Sim, ele é preparado, mas muitas vezes nós é que não estamos preparados para o nível de detalhe e informação que ele pode nos prover.

Eu gosto de usar o Project a partir do momento em que o orçamento estiver aprovado, mas não podemos esquecer que o Project irá valorar inclusive as horas dos recursos envolvidos em cada uma das atividades.

Mas, eu posso colocar o custo dos recursos como R$ 0,00?

Sim, você pode, mas ai não conseguirá usar a análise de EVA que essencialmente é uma análise financeira.

Mas, então qual é a solução? Meu projeto tem investimentos, mas minha empresa não tem maturidade para estimar e acompanhar os custos dos recursos envolvidos.

No próximo post demonstrarei como replicar o teu cronograma de investimentos no Project e extrair o que ele tem de melhor de controle, acompanhamento do fluxo de caixa e informações.

Fique atento e aguarde novidades no nosso template de cronograma!

Um grande abraço.