PMO – A Regra de Ouro do Sucesso – Parte 1

PMO – A Regra de Ouro do Sucesso – Parte 1

Logo_RegraOuro - CopiaE ai pessoal, tudo bem com vocês?

Como prometido vamos iniciar a nossa série de 5 posts que te ajudará a estruturar o PMO da sua empresa de maneira rápida e com as ferramentas que você tem em suas mãos: Excel e o Project. Nesse primeiro post aqueceremos os motores ara a criação de um template que será utilizado como base para a criação de todos os cronogramas daqui em diante.

O primeiro passo é começar pelo fim! Como assim começar pelo fim? Como estruturaremos um cronograma padrão, então temos que começar a pensar nas respostas que vamos precisar de resposta para estruturamos o nosso cronograma, ou seja, precisamos saber o que vamos controlar para que possamos planejar.

Por isso o começar pelo fim!

Existe muita literatura sobre gestão a vista, sobre indicadores de projeto, e se não tomarmos cuidado passaremos a controlar um milhão de indicadores e não teremos tempo de nos dedicar ao que realmente tem importância – alcançar os resultados do projeto.

É claro se você tem o apoio de um super sistema, como o Project Online, você conseguirá extrair as informações em apenas um clique, mas se você está começando a estruturar sua área de projetos, tome cuidado para não agregar muita complexidade aos seus projetos.

Antes de criar qualquer controle, temos que fazer um exercício do tipo: Eu vou ter condições de encaixar essa forma de trabalho? Coletar informações no tempo adequado? Manter a disciplina necessária para a rotina de atualização e composição dos relaórios?

Se você ficar em dúvida em pelo menos uma dela, pare, repense e tente encontrar outra forma. Agora se você quiser ter um controle simples e manter o controle do seu projeto em suas mãos, estamos juntos, e ao longo desse e do próximo post eu vou te ajudar a estruturar esses controles.

Então, vamos lá!

Passo 1 – Incluindo a informação do % Planejado

Uma das grandes deficiências do Project é não ter um campo “% Planejado”, isso nos daria clareza de onde eu deveria estar e conseguiria comparar com onde eu realmente estou através do campo “% concluído”.

Como o Project não tem essa informação, vamos criar um campo calculado para possamos ter a informação. Para isso siga os passos de outro post nosso, no 2013 o “caminho” é exatamente o mesmo que no 2010.

http://projetizando.com/2013/10/25/tutorial-criando-o-campo-planejado-no-ms-project/

 

Passo 2 – Incluindo o indicador de Desvio de Prazo

Utilizaremos como base a análise de valor agregado disponível no Project e nesse meu exemplo em vez de trabahar com o índice, trabalharemos com o % de desvio, pois na maioria das vezes é muito mais fácil de explicar para nosso patrocinador que o projeto está com um desvio de 20% do planejado do que que ele possui um SPI de 0,80.

Porém, fica a seu critério a melhor forma de trabalhar, o importante é saber que para que os indicadores possam ser calculados corretamente é imprescindivel que a linha de base esteja salva e que a data de status seja informada a cada medição.

Para começar deve ser adicionado um campo númérico e a seguinte fórmula deve ser utilizada:

 

IIf([Início da linha de base] <= [Data de Status]; ([IDA] * 100); -100)

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Na opção de cálculo para linhas Resumo deve ser marcada a opção Fórmula.

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Na opção Valores a serem exibidos, selecione a opção Indicadores gráficos.

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A partir da tela que será exibida iniciaremos a configuração dos indicadores que serão exibidos no cronograma. Como transformamos o SPI em um % as minhas metas serão definidas com base nessa premissa, porém se você for trabalhar com o índice “puro”, precisará rever essa configuração.

Outra premissa que eu assumo e que está na fórmula do SPI é de que as atividades que serão iniciadas no futuro tem um SPI de “–100”, faço essa jogada para que eu possa ter uma forma de colorir meus indicadores de uma forma que eu consiga me concentrar nas atividades que devem ser executadas até a data de Status definida.

img-Indicadores

 

Para que os indicadores apareçam nas linhas de resumo, é necessária a seleção da opção Linhas de Resumo e na sequência selecionar a opção Linhas de resumo herdam critérios das linhas regulares.

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Passo 3 – Incluindo o indicador de Desvio de Custo

O conceito é o mesmo de o Desvio de Prazo, mudaremos apenas a fórmula aplicada e utilizaremos o campo Número 2. A fórmula a ser utlizada é a descrita abaixo.

IIf([Início da linha] <= [Data de Status]; ([IDC] * 100); -100)

Outro ponto que eu gosto de alterar é o estilo do indicador gráfico para que não fique com a mesma “cara” do SPI.

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Passo 4 – Incluindo o indicador de Dias de Atraso

O último passo desse nosso post é incluir um indicador Dias de Atraso. Esse indicador utilizaremos o campo do Project Variação de Término, utilizaremos o campo Número 3 e adicionaremos a seguinte fórmula.

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Prontinho! O resultado final desse começar pelo fim é demonstrado na figura abaixo.

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Finalmente um cronograma com gestão a vista de forma simples, rápida, muito eficiente e super lindo rs! Agora é só aguardar meu próximo post para descobrir como criar um relatório de acompanhamento para os seus patrocinadores e demais stakeholders!

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Ah e para quem interagir comigo durante essa série de artigos no final receberá o template desse cronograma e com os relatórios que criaremos!

Fiquem ligados e espero vocês na próxima segunda-feira. Um grande abraço e uma semana iluminada em seus projetos.