Falaaaaaaaaaaaa GP, tudo bem com vc?

Comecei o ano com pique total e acabei me enrolando demais nas primeiras semanas do ano… esse ano está sendo bem diferente, começou 100% animado desde o primeiro dia, mas ainda bem, não é mesmo?

Sem mais delongas, vamos ao nosso primeiro bate papo reto e objetivo do ano rs!

Já escrevi sobre riscos na revista Mundo PM, foi publicado em 2005, revisei o texto e publiquei no blog em 2013:

planejamento de risco (1) - gestão de projetos

Nessa série de 3 artigos eu explico todo o processo de gerenciamento de riscos seguindo as boas práticas do PMI e sua importância na gestão de um projeto.

E hoje, alguns anos depois, lendo essa série eu percebo como eu mudei ao longo dos anos rs, acho que os meus cabelos brancos, as lições aprendidas a duras penas me trouxeram também uma forma mais simples de ver as coisas!

Tudo na vida tem um lado positivo, não é mesmo? E o que eu mudei ao longo desses anos?

  • Fiquei mais flexível; não é todo projeto que eu aplico a técnica com toda a equipe, avalio bem se a maturidade da equipe, o nível de envolvimento e até mesmo a complexidade do projeto;
  • A maturidade da equipe é ponto chave na avaliação, pois em alguns casos temos dificuldades em elaborar/controlar um cronograma; para evitar frustrações, é importante saber se é a hora certa de introduzir mais um conceito;
  • Não espero um plano perfeito no primeiro projeto, mas é preciso iniciar a criar a cultura; devagar e sempre esse é o lema;
  • Oriento a equipe durante toda a sessão para que a sessão de riscos possa ter começo, meio e fim;

Depois dessa avaliação preliminar, se eu decido fazer uma sessão de riscos eu organizo da seguinte forma:

Antes do dia D:

  • Organizo um material bem didático e compartilho com a equipe que será ser envolvida; Veja o templates bem bacana que eu preparei para vc usar e abusar.
  • Nesse material eu olho para o cronograma e já elaboro um slide para cada entrega que tenho; lembra do meu conceito de rastreabilidade? Se não lembra, dá uma olhadinha nesse vídeo (COLOCAR VIDEO DOS 3 ERROS).
  • Envolvo os responsáveis pelas entregas na reunião de planejamento de riscos; normalmente essas pessoas contribuirão bastante para o sucesso do plano;
  • Essa é uma oportunidade que eu utilizo também para validar o cronograma físico/financeiro do projeto, pois muitas vezes os envolvidos no projeto já identificam durante a sessão algum ponto que não tinha sido previamente planejado;
  • Uso e abuso de post-its, a 3M deve me amar rs, para tentar quebrar o gelo da equipe e conseguir o resultado esperado;

No dia D:

  • Uso o roteiro da apresentação para explicar o trabalho que será realizado;
  • Para manter a memória do que foi discutido, gosto muito de escrever o risco de forma estruturada:
    • Causa: condição que fará com que o risco deixe de ser uma ameaça e passe a ser uma realidade;
    • Risco: o título do risco efetivamente, a ameaça que o projeto está exposto;
    • Efeito: o que o risco causará ao projeto caso ele ocorra;
  • Nos primeiros planos, eu procuro focar sempre em ameaças, pois é muito mais fácil pensar em “tragédia” do que em coisas boas. Você perceberá isso também ao longo da sua sessão;
  • Então para não confundir, foque sempre nos coisas ruins; com a maturidade da equipe, introduza o conceito de que um risco pode ser positivo;
  • Para cada grande entrega, estimule o grupo a pensar nos riscos usando essa estrutura como base;
  • Nunca deixe de preencher a causa/risco/efeito, pois nessas reuniões são discutidas coisas muito ricas e se não documentarmos, perderemos todo o conhecimento que foi discutido;
  • Após passar por todas as áreas, ter um quadro todo lindo, colorido e cheio de postits, dou uma revisada no meu cronograma físico/financeiro, organizo um mapa de riscos e compartilho com todos os envolvidos;

Uma reunião que não deve demorar mais do que duas horas, mas que pode resolver ou evitar um montão de problemas.

Na reunião semanal com a equipe, faço o monitoramento e revisão do plano de riscos. Sempre levo os riscos que aconteceram e/ou foram finalizados no período.

De uma maneira bem sútil e simples conseguimos conduzir um plano que a maior parte das pessoas tem até “medo” de pensar.

E você meu amigo GP de Pegada, já organizou a sessão de riscos do seu projeto atual? Espero que o material possa te ajudar…

Um forte abraço e que você tenha um dia incrível!

Uma reunião que não deve demorar mais do que duas horas, mas que pode resolver ou evitar um montão de problemas.

Na reunião semanal com a equipe, faço o monitoramento e revisão do plano de riscos. Sempre levo os riscos que aconteceram e/ou foram finalizados no período.

De uma maneira bem sútil e simples conseguimos conduzir um plano que a maior parte das pessoas tem até “medo” de pensar.

E você meu amigo GP de Pegada, já organizou a sessão de riscos do seu projeto atual? Espero que o material possa te ajudar…

Um forte abraço e que você tenha um dia incrível!

#projetoTransforma #missaoDadaMissaoCumprida #naPegadaDoGP #projetizando

Leave a Reply

Your email address will not be published.Required fields are marked *