12 Passos para um Planejamento de Risco Eficiente!

Falaaaaaaaaaaaa GP, tudo bem com você?

Comecei o ano com pique total e acabei me enrolando demais nas primeiras semanas do ano… esse ano está sendo bem diferente, começou 100% animado desde o primeiro dia, mas ainda bem, não é mesmo?

Sem mais delongas, vamos ao nosso primeiro bate papo reto e objetivo do ano rs!

Já escrevi sobre riscos na revista Mundo PM, foi publicado em 2005, revisei o texto e publiquei no blog em 2013.

Nessa série de 3 artigos eu explico todo o processo de gerenciamento de riscos seguindo as boas práticas do PMI e sua importância na gestão de um projeto.

Risco

E hoje, alguns anos depois, lendo essa série eu percebo como eu mudei ao longo dos anos rs, acho que os meus cabelos brancos, as lições aprendidas a duras penas me trouxeram também uma forma mais simples de ver as coisas!

Tudo na vida tem um lado positivo, não é mesmo? E o que eu mudei ao longo desses anos?

  • Fiquei mais flexível; não é todo projeto que eu aplico a técnica com toda a equipe, avalio bem se a maturidade da equipe, o nível de envolvimento e até mesmo a complexidade do projeto;
  • A maturidade da equipe é ponto chave na avaliação, pois em alguns casos temos dificuldades em elaborar/controlar um cronograma; para evitar frustrações, é importante saber se é a hora certa de introduzir mais um conceito;
  • Não espero um plano perfeito no primeiro projeto, mas é preciso iniciar a criar a cultura; devagar e sempre esse é o lema;
  • Oriento a equipe durante toda a sessão para que a sessão de riscos possa ter começo, meio e fim;

Depois dessa avaliação preliminar, se eu decido fazer uma sessão de riscos eu organizo da seguinte forma:

Antes do dia D:

  • Organizo um material bem didático e compartilho com a equipe que será ser envolvida;
    Clique Aqui e confira o template bem bacana que eu preparei para você usar e abusar!
  • Nesse material eu olho para o cronograma e já elaboro um slide para cada entrega que tenho; lembra do meu conceito de rastreabilidade? Se não lembra, clique aqui e dê uma olhadinha nesse vídeo!
  • Envolvo os responsáveis pelas entregas na reunião de planejamento de riscos; normalmente essas pessoas contribuirão bastante para o sucesso do plano;
  • Essa é uma oportunidade que eu utilizo também para validar o cronograma físico/financeiro do projeto, pois muitas vezes os envolvidos no projeto já identificam durante a sessão algum ponto que não tinha sido previamente planejado;
  • Uso e abuso de post-its, a 3M deve me amar rs, para tentar quebrar o gelo da equipe e conseguir o resultado esperado;

No dia D:

  • Uso o roteiro da apresentação para explicar o trabalho que será realizado;
  • Para manter a memória do que foi discutido, gosto muito de escrever o risco de forma estruturada:
    – Causa: condição que fará com que o risco deixe de ser uma ameaça e passe a ser uma realidade;
    Risco: o título do risco efetivamente, a ameaça que o projeto está exposto;
    – Efeito: o que o risco causará ao projeto caso ele ocorra;
  • Nos primeiros planos, eu procuro focar sempre em ameaças, pois é muito mais fácil pensar em “tragédia” do que em coisas boas. Você perceberá isso também ao longo da sua sessão;
  • Então para não confundir, foque sempre nos coisas ruins; com a maturidade da equipe, introduza o conceito de que um risco pode ser positivo;
  • Para cada grande entrega, estimule o grupo a pensar nos riscos usando essa estrutura como base;
  • Nunca deixe de preencher a causa/risco/efeito, pois nessas reuniões são discutidas coisas muito ricas e se não documentarmos, perderemos todo o conhecimento que foi discutido;
  • Após passar por todas as áreas, ter um quadro todo lindo, colorido e cheio de postits, dou uma revisada no meu cronograma físico/financeiro, organizo um mapa de riscos e compartilho com todos os envolvidos.
    Clique Aqui e confira o template de Mapa de Riscos que eu já publiquei aqui no blog, junto com o Arsenal de Segurança do Gerente de Projetos!;

Uma reunião que não deve demorar mais do que duas horas, mas que pode resolver ou evitar um montão de problemas.

Na reunião semanal com a equipe, faço o monitoramento e revisão do plano de riscos. Sempre levo os riscos que aconteceram e/ou foram finalizados no período.

De uma maneira bem sútil e simples conseguimos conduzir um plano que a maior parte das pessoas tem até “medo” de pensar.

E você meu amigo GP de Pegada, já organizou a sessão de riscos do seu projeto atual? Espero que o material possa te ajudar…

Um forte abraço e que você tenha um dia incrível!

 

#projetoTransforma #missaoDadaMissaoCumprida #naPegadaDoGP #projetizando

2 Comentários

  1. Cleiton Luis Mafra março 4, 2016 Reply
    • Jacque Torres março 10, 2016 Reply

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