Laço de Ouro, Prata ou Sem lacinho? É possível manter o escopo do projeto “congelado”?

Fala GP, tudo bem?

Estou aos poucos organizando as perguntas que foram feitas para mim na pesquisa que lancei para a lista VIP que acompanha o meu blog. Nessa tabulação da pesquisa eu busquei o tema que teve maior incidência de dúvidas e decidi escrever um pouco sobre ele.

Muitas pessoas me perguntaram como delimitar melhor o escopo para evitar as mudanças, e como proceder em caso de mudanças.

Se olharmos a teoria, ficará muito claro que não podemos “enfeitar” o projeto com um laço de ouro, aceitando aumentar o escopo do projeto sem uma avaliação e repasse do impacto do custo e prazo para o cliente. Simples, objetivo e assertivo: faça apenas o que está definido no escopo, nada além disso.

Mas, e na vida real?

Na prática a teoria mais uma vez é bem diferente, é claro que não devemos encher o projeto de lacinhos dourados, temos que ter muita calma na hora de aceitar incrementos de escopo, mas também não podemos ser intransigentes e ter tolerância zero nessas negociações.

São extremamente desgastantes as reuniões para avaliação das entregas do projeto, normalmente o cliente sempre “lembra” de alguma coisa que ficou faltando, algum detalhe que não ficou muito claro ou até mesmo alguma ideia mirabolante que ele acabou de ter durante a formalização da entrega.

Como devemos agir nesses casos?

O primeiro passo deve ser dado lá atrás no planejamento do projeto, durante o planejamento precisamos exercitar um pouco mais nosso lado pessimista e prever reservas para o projeto, não podemos em hipótese alguma iniciar um projeto sem uma reserva de custo e prazo.

Essas reservas ou buffers devem ser gerenciados muito de perto, pois não podemos cometer o erro de achar que a reserva faz parte do tempo do projeto e/ou do custo, temos que tratar a reserva como um cheque especial, um empréstimo no cartão de crédito e não um aumento de salário; se a reserva for mal utilizada pode gerar um “rombo” no projeto.

Tomando essas duas ações já conseguimos ter a nossa “poupança” para as negociações durante a execução do projeto.

É sabido que durante as principais entregas do projeto, os clientes identificarão melhorias, novas necessidades e precisaremos dar uma tratativa para essas mudanças. Quando eu me deparo com uma mudança eu sigo os seguintes passos:

  • Visto a camisa do cliente e avalio a real necessidade da mudança no contexto do projeto/cliente;
  • Se a mudança for realmente relevante eu continuo a minha avaliação, caso seja um laço de “diamante” já começo a negociação com o cliente;
  • A mudança sendo relevante, avalio o seu impacto e se ele pode ser atendido pela minha “poupança” que ainda tenho disponível. Essa avaliação deve ser muito criteriosa, e se for no início do projeto, acenda todas as bandeiras e alertas vermelhos. Se já estamos tendo mudanças relevantes no início do projeto, isso pode ser um indicador de que cometemos um sério erro durante a definição do escopo do projeto;

Você deve estar se perguntando, mas vou aceitando as mudanças até acabar minha reserva? E se minha reserva acabar já na primeira entrega?

Bom se isso acontecer, temos um sério problema, meu nobre colega! Se você conseguiu consumir toda a sua reserva na primeira entrega do projeto, vá começando a ensaiar o “não” e junte argumentos, para justificar sua postura e prepare o emocional, pois o projeto se tornará bem emocionante.

É claro que não sou favorável a aceitar todos os desejos do cliente, mas se você tem uma margem, em uma mesa de negociação você demonstra boa vontade em aceitar algumas mudanças e a negociação dos termos de alteração fica muito menos traumática, afinal de contas você já cedeu um pouco.

Não precisamos encher o projeto de lações dourados, mas nem um lacinho? Acho que podemos buscar o meio termo, e por que não nos preparamos para um lacinho prateado?

Planejando com mais critério, assumindo como premissa que mudanças ocorrerão, você estará preparado no momento em que elas se tornarem realidade, e caso elas não ocorram você terá um pouco mais de tranquilidade para terminar o projeto no prazo e ainda economizará um dinheirinho da empresa.

Pense nisso! Planejando com antecedência, as mudanças não serão surpresas e quem nunca colocou um lacinho dourado em um projeto que atire a primeira pedra!

#projetoTransforma #temasPolemicos #perguntaDeProva #soPorAmor #meuProjetoMinhaVida

Um forte abraço e até a próxima!

5 Comentários

  1. Celso Toscano de Siqueira agosto 24, 2015 Reply
    • Jacqueline Torres outubro 7, 2015 Reply
      • Celso Toscano de Siqueira outubro 26, 2015 Reply
        • Jacqueline Torres outubro 28, 2015 Reply
  2. Marcia Pitta dezembro 1, 2015 Reply

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