Gerenciamento de projetos – Kit mínimo 1/3

Fala GP, tudo bem?

Queria primeiro dar boas vindas para todos. Nesse primeiro post – já começaremos com uma série de publicações – falaremos sobre o triângulo das restrições, aqui o chamaremos de kit mínimo. Será uma série de três publicações, na primeira falaremos de escopo, na segunda de tempo e por fim, na terceira, falaremos sobre custos. Espero que gostem.

Fala-se muito em gerenciamento de projetos, na importância do planejamento e da qualidade, na busca incessante do defeito zero.Mas como tornar a teoria uma realidade? Como transformar um conjunto de boas técnicas em ações e, principalmente, em resultados? Os conservadores garantem que estas preocupações não passam de mais um modismo, de uma “sopa de letrinhas” para confundir e dificultar as nossas vidas, e que essas técnicas se aplicam somente a grandes projetos. Será mesmo?

A cada dia nos deparamos com estatísticas assustadoras, com clientes insatisfeitos, com crescentes dificuldades em se manter o custo, o tempo e a qualidade dos nossos projetos. Será que gerenciamento de projetos é realmente uma “moda” ou só é aplicável a grandes projetos? A resposta para essas perguntas é: não!

Desde 1969, o Project Management Institute (PMI) assumiu o compromisso de promover o profissionalismo e a ética na gestão de projetos. O framework do PMI, conhecido como PMBOK, é organizado em nove áreas do conhecimento: integração, escopo, tempo, custo, riscos, recursos humanos, qualidade, comunicação e suprimentos. Estas áreas, por sua vez, são organizadas em cinco macro-processos, identificados pela sigla IPCE2: iniciação, planejamento, controle, execução e encerramento.

É claro que não é preciso utilizar todas as áreas do conhecimento descritas no PMBOK para desenvolver um bom projeto, mas, qualquer que seja o projeto, é necessária, ao menos, a utilização do que convencionamos denominar de Kit-Mínimo.

Mas o que é o Kit-Mínimo?

Segundo o PMBOK, todo projeto deve contemplar, no mínimo, os processos relacionados a escopo, tempo e custo mapeados. Então, como tratar estes processos de escopo, tempo e custo? Vamos por partes…

Escopo

É a base do Kit-Mínimo e deve ser definido com muito critério, clareza e coerência. Na sua definição, devemos responder às seguintes perguntas:

  • Onde estou?
  • Onde preciso chegar?
  • O que preciso produzir?
  • Por que preciso produzir (justificativas)?
  • Quem são os interessados, ou seja, os envolvidos e os que sofrem o impacto com o desenvolvimento do projeto?
  • Qual a importância e influência deles no projeto?
  • O que devo considerar como verdades (premissas)?
  • O que pode limitar o meu trabalho (restrições)?
  • Quem será o responsável pelo projeto?

Uma vez que estas perguntas tenham sido respondidas, devemos confeccionar o documento que formaliza o nascimento do projeto: o Project Charter, que agrupa as informações obtidas com as perguntas descritas acima.

Após a definição dos caminhos a serem seguidos, é necessário começar a montar a “história em quadrinhos” do escopo, conhecida como WBS – Work Breakdown Structure.

O WBS é um recurso gráfico para a declaração do escopo, sendo que através de “caixinhas” fica muito mais fácil identificar os limites de um projeto. As caixinhas, além de ajudar na visualização das “fronteiras”, permitirão ditar os rumos de todo o projeto.

Como montar o WBS?

O primeiro passo é decompor o produto final, agrupando os pacotes (work packages) de modo a facilitar o gerenciamento da sua confecção. No caso de desenvolvimento de software, uma opção de definição dos produtos, poderia ser a utilização das fases do ciclo de vida do projeto. O WBS pode não garantir que o projeto alcance o sucesso, mas com certeza aumenta significativamente as chances disso ocorrer.

Nos próximos dois posts falaremos sobre tempo e custo.

Forte abraço.

 

Jacque Torres

Sem respostas.

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