Da complexidade a simplicidade! Os desafios de um PMO em uma PME

Fala GP, tudo bem?

Recebi uma pergunta super pertinente #perguntaDeProva #assuntosPolemicos de um nobre colega Argentino, eu achei o assunto tão pertinente e interessante que decidi compartilhar com você a mensagem dele e é claro o meu ponto de vista.

Vamos à pergunta:

“Qual é a sua opinião sobre a implementação das PMO em empresas (PME – Pequenas e Médias Empresas) que, pela sua natureza, não são corporativas, uma vez que estas têm a vantagem de absorver:

a. – o custo introduzido pela falta de continuidade de novos projetos e
b. – a alta rotatividade de seus funcionários treinados (PM)

Você poderia me dar seu ponto de vista sobre o assunto e, se possível, adicionar comentários ou observações, mantendo o objetivo de promover a indução e geração de PMO em empresas de médio e pequeno porte (PME)”.

Estruturar um PMO em empresas de qualquer porte é um desafio bastante grande, muitos executivos ainda encaram o PMO como uma área que apenas cobra resultados e atualiza o % de conclusão das atividades em um cronograma, falando o português bem claro é uma área que agrega pouco e custa muito para a empresa.

O que não entra na conta de “padeiro” é quanto custa para uma empresa a não entrega de um projeto no prazo? Quanto custa para a empresa o retrabalho em um projeto e o não atendimento das necessidades? Quanto custa o não lançamento de um produto na data planejada?

Os erros na execução de um projeto podem impactar diretamente a saúde financeira de uma empresa e dependendo do caso até sua longevidade.

Independente do nome da área e/ou função, pouco a pouco as empresas começam a perceber o real valor do gerenciamento de projetos e sua importância, principalmente nos momentos de crise, onde a tolerância ao erro chega muito próximo a zero.

Essa conscientização da importância de um PMO ou de se gerenciar bem um projeto, na minha opinião, tem muito mais chance de sucesso em uma PME, mesmo com todas as dificuldades e limitações de uma empresa desse porte, do que em empresas de grande porte.

Por que eu acho isso?

Em PME é muito mais simples você influenciar e mostrar resultado de um trabalho como esse do que em uma empresa de grande porte; é muito mais simples conseguir sensibilizar a hierarquia de que conceber projetos mais bem estruturados e controlados se tornou uma questão de sobrevivência.

É claro que, os recursos serão muito mais limitados e que orçamento para investimento em ferramentas será muito menor, mas se você encarar isso como um desafio e conseguir fazer mais com menos você terá sucesso em PME ou em empresa de qualquer porte.

Eu comecei a minha carreira em uma empresa de pequeno porte e as lições que aprendi na estruturação do meu primeiro PMO eu as levo até hoje comigo; vou compartilhar com você algumas dessas lições:

  • Simplicidade: essa deve ser a palavra de um PMO ou GP em empresas de pequeno porte. Não adianta elaborarmos um método e processo extremamente robusto se não vamos ter “braço” para colocá-lo em prática.
    Pense simples, olhe para os pontos que mais precisam de atenção e foque para melhorar seus resultados.
    Parece clichê, mas normalmente esses pontos são: prazo, custo e escopo, não necessariamente nessa mesma ordem.
  • Agilidade: um dos pontos mais positivos de uma PME é a agilidade na tomada de decisão e isso não pode ser perdido em hipótese alguma, além de estar 100% relacionado a simplicidade.
    Um processo simples e ágil lhe ajudará na manutenção da governança e disciplina que são muito importantes para um PMO.
  • Desenvolva sua equipe: como os orçamentos são sempre limitados, busque identificar talentos na empresa e é claro que tenham um baixo custo para a empresa; procure pessoas disciplinadas, comprometidas e que tenham muita vontade de aprender.
    Invista seu tempo nessas pessoas, aposte sua vida nessas pessoas e as treine para que você possa ter uma área bem estruturada, agregando valor para a empresa e sem um incremento de custo.
    Como normalmente essas pessoas não tem experiência em GP, inicie a formação delas com um treinamento conceitual, apresente as boas práticas e a metodologia criada para empresa.
    Eu particularmente, gosto muito de formar pessoas, dá um trabalhão, mas é muito gratificante ver o crescimento das pessoas e como elas desenvolvem o senso crítico e no curto espaço de tempo já começam a agregar muito o processo.
    É claro que identificar esses talentos não é algo tão trivial, mas tenho certeza que enquanto você lê esse artigo você já identificou pelo menos uma pessoa que se encaixaria perfeitamente nesse perfil, correto?
  • Mate os projetos no papel: a maior causa da falta de continuidade dos projetos, na minha opinião, está intimamente relacionada a falta de consistência de seu plano, por isso é muito importante “matar” os projetos ainda na etapa de planejamento e/ou estressar todas as premissas até que a iniciativa alcance um nível de maturidade adequado e possa ser tratado como um projeto.
    A simplicidade e a agilidade de uma PME podem se transformar em uma “metralhadora” de projetos e iniciativas, isso pode ser mortal para uma área de PMO, pois muitas dessas iniciativas nascem sem o menor estudo e certamente serão interrompidas no meio por se tornarem inviáveis.
    É muito importante você ser o “chato” nesse momento, desafie mesmo os envolvidos, mas desafie com muita vontade para que você tenha certeza o quão estruturado está o projeto.
    Isso fará com que as iniciativas não estruturadas, arriscadas demais ou até mesmo utópicas sejam descartadas antes mesmo de serem iniciadas.
    Transforme-se em um verdadeiro “serial killer” de iniciativas rs.
  • Invista em ferramentas: se você tiver um orçamento para a área pense em investir em ferramenta, principalmente nas que te auxiliem no trabalho mecânico do gerenciamento de projetos.
    Eu trabalho com o Project Online da Microsoft, é uma ferramenta muito bacana e eu transfiro para a ferramenta os meus processos, elaboração de relatórios e indicadores.
    Isso me permite conseguir gerenciar muito mais projetos simultaneamente e trabalhar com equipes menos experientes. Se tiver interesse dá um pulo no site da minha empresa e dê uma olhada nos benefícios da ferramenta. O mais bacana é que com a versão no Office 365 o custo de aluguel da ferramenta é bem baixo.
    Caso você não consiga ter acesso a uma ferramenta como essa, construa um cronograma matador dê uma olhada na minha série Regra de Ouro do Sucesso e desenvolva um template para seus projetos de uma forma que a ferramenta trabalhe para você e não o contrário.

Acredito que se você conseguir implementar essas cinco dicas, você conseguirá ter um PMO de custo baixo, que sofra menos com a rotatividade dos profissionais, e que consiga evitar a falta de continuidade dos projetos.

Faz sentido para você?

Um forte abraço.

2 Comentários

  1. Roberson Senefontes de Araujo julho 13, 2015 Reply
    • Jacqueline Torres julho 22, 2015 Reply

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