Processos de Compras x Áreas Técnicas – A Eterna Batalha

Fala GP, tudo bem?

Como você sabe iniciei minha carreira de GP na área de TI e fui migrando de área ao longo do tempo.

Enquanto eu atuava 100% em projetos de TI, confesso que eu nunca dava muita “atenção” para a área de conhecimento de “Aquisições”, mesmo porque eu sempre estava do lado da empresa contratada e quase nunca do lado do contratante.

Então nas minhas aulas eu sempre usava a máxima: siga o processo da sua empresa, não reinvente a roda.

Massssssssssssss, quando fui migrando de área e atuando em projetos multidisciplinares, principalmente envolvendo área de engenharia e grandes investimentos em equipamentos a minha visão mudou totalmente.

Acabei me deparando com um universo bem particular e complexo, muito complexo!

Você deve estar pensando: “ela é muito dramática” rs, mas não sou não. Sofro diariamente em meio a um fogo cruzado entre duas áreas que tem 100% de razão em suas colocações.

  • Suprimentos: sempre acredita que o escopo não está 100% definido e isso acaba atrapalhando o processo de cotação/negociação, além da equalização das propostas;

 

  • Área técnica: nem sempre consegue detalhar ao máximo o escopo da necessidade e acaba tendo muito retrabalho na equalização técnica das propostas;

Mas, como sair desse ciclo vicioso? Aí vem a resposta clichê: é preciso definir papéis e responsabilidades de cada um dos envolvidos!

Na minha visão para diminuirmos os conflitos precisamos:

  • Definir um processo para compras em projetos: apesar de parecer que comprar é comprar em qualquer situação, quando estamos em projetos o buraco é um pouco mais embaixo.Uma compra para projetos na maior parte das vezes deve considerar muitos critérios além do preço.
    Esses critérios devem ser estabelecidos durante a definição do escopo pela área técnica.
    Além dos critérios é necessária a definição de um peso para os critérios técnicos e para o preço. Isso lhe ajudará na ponderação dos resultados e direcionamento para a melhor solução de fornecedor.
  • Definir papéis e responsabilidades: é muito importante ter claro o papel de cada um nesse processo. Para mim:

– Área técnica: definição do escopo, definição dos critérios de avaliação e estar disponível para esclarecimento de eventuais dúvidas;
– Suprimentos: conduzir a negociação comercial com os fornecedores, equalizar as propostas de acordo com o escopo e critérios estabelecidos pela área técnica.

Pensando em um fluxo bem simples de atividades teríamos algo parecido com a imagem abaixo.

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Veja bem, não estou sugerindo que você mude todo o processo de compras da sua empresa: três cotações, RFP ou coisas do tipo, estou sugerindo apenas que você dê uma atenção especial para as compras de seus projetos.

Parece tão óbvio, mas já sofri demais em projetos em uma batalha quase que épica entre as áreas técnicas e a as de suprimentos, e sempre fiquei no meio do caminho, pois os dois lados tem razão em suas colocações.

Por conta desse monte de porradas e lições aprendidas é que criei um super template que pode te ajudar a minimizar os seus problemas.

Clique aqui e dê uma olhadinha no mapa de cotações que eu elaborei, simples, objetivo, mas que dá clareza, objetividade e tenho certeza que vai te ajudar um monte durante a execução de seus projetos.

Você já se sentiu um soldado sem rumo no meio de uma batalha como essa?

Mande para mim a sua visão e me ajude a enriquecer esse modelinho de processo.

Um forte abraço!

#projetoTransforma #meuProjetoMinhaVida #gpDePegada #msProject

2 Comentários

  1. Alison Bueno Sivério dezembro 10, 2015 Reply
    • Jacqueline Torres dezembro 18, 2015 Reply

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