Como usar Subprojetos para Controle do teu Portfólio de Projetos

Falaaaaaaaaaaaaaaa GP, tudo bem?

No meu último artigo eu montei um Excel para lhe apoiar na composição de um relatório de One Page do teu Portfólio.

Se você não teve a oportunidade de ler, acho que super vale a pena dar uma olhadinha no artigo.

Você deve estar pensando: mas, será que ainda terei que ficar recorrendo ao Excel para ter uma visão global dos meus projetos? Será que não consigo usar o Project?

Aí eu te respondo: DEPENDE!

Depende de quantos projetos compõem o teu portfólio, da sua complexidade e até mesmo número de linhas!

Ai você deve estar pensando 2: mas, como assim? Tenho uma forma de fazer isso no Project?

Ai eu te respondo: Pode ser que sim rs!

Enfim, vamos parar de enrolar e ir direto ao ponto…

Existe uma forma de você trabalhar o teu Portfólio no Project Professional e gerar um One Page a partir desses planos. Uma forma simples seria usar o conceito de subprojeto.

Utilizando esse recurso conseguimos associar vários projetos em um projeto “guarda-chuva” e conseguir ter a visão de todo o portfólio em um local único. Para isso basta seguir o passo-a-passo:

  1. Monte o cronograma de todos os seus projetos individualmente; cada projeto deve ter o seu plano;
  2. Elabore o cronograma seguindo as boas práticas, salve a linha de base, atribua recurso, faça todos os passos. Se tiver dificuldade em elaborar um plano dá uma olhadinha nesse artigo;
  3. Abra um novo arquivo do Project para que ele seja o teu Portfólio;
  4. Clique na aba Projetos e selecione a opção Subprojeto:
    Como usar Subprojetos para Controle do Portfólio de Projetos no MS Project
  5. Selecione os projetos que farão parte do teu Portfólio:
    Como usar Subprojetos para Controle do Portfólio de Projetos no MS Project
  6. Adicione esses projetos ao teu Portfólio;
  7. Utilize as teclas de recuo para que o Projeto fique abaixo do Portfólio, é preciso que você deixe o Portfólio como “pai” para que seja possível ter a visão consolidada de todo o teu Portfólio:
    Como usar Subprojetos para Controle do Portfólio de Projetos no MS Project
  8. Após adicionar todos os projetos, monte uma central de projetos com os campos que você acha que agregarão valor durante o teu controle, eu sugiro uma visão como a da imagem abaixo:
    Como usar Subprojetos para Controle do Portfólio de Projetos no MS ProjectSe você não sabe como configurar esses campos, dê uma olhadinha nos artigos:
    [TUTORIAL] – CRIANDO O CAMPO % PLANEJADO NO MS PROJECT
    – ANÁLISE DE EVA NO MS PROJECT – COMO CALCULAR O EACT OU ESTIMATIVA NO TÉRMINO
  9. Mas, perceba que todos os projetos estão com % planejado como 100%; isso acontece porque temos que salvar novamente a linha de base do projeto, mas agora no contexto do Portfólio;
  10. Eu costumo selecionar a atividade “1” do Portfólio e salvo a linha de base apenas dela;
    Como usar Subprojetos para Controle do Portfólio de Projetos no MS Project
  11. Após essa atualização você já está pronto para iniciar o controle. O controle pode ser feito tanto nos projetos quanto diretamente no Portfólio;
  12. Se você fizer diretamente no Portfólio, no momento que salvar o Project lhe questionará se deve salvar o arquivo de origem;
    Como usar Subprojetos para Controle do Portfólio de Projetos no MS Project
  13. Você deve sempre replicar a alteração no Projeto de origem, para isso clique em Sim;
  14. Se a alteração for feita no projeto de origem, bastará abrir o Portfólio que atualização já será efetuada;
  15. Com isso você poderá usar os relatórios que já criamos no Project e gerar um One Page bem bacana, funcional e simples;
    Template MS Poject - Relatório de Desempenho One Page
  16. Se você não tem ideia de como criar um relatório bem bacana dá uma olhada nesse templates que eu montei;

Como nem tudo são flores, esse tipo de solução tem o seu lado negativo! Se os seus projetos têm muitas linhas a atualização ficará mais morosa e algumas vezes pode dá até uma travadinha!

Apesar disso eu usei esse tipo de solução por muito tempo, usei até eu começar a trabalhar com o Project Server/Online.

Você conhece o PWA? Estou pensando em fazer um Webnário para apresenta-lo, o que você acha? Tem interesse em conhecer um pouco mais?

Se sim, deixa seu comentário ou me manda por e-mail para que eu possa me organizar.

Um forte abraço.

Jacque Torres

#projetoTransforma #naPegadaDoGP #souGPdePegada #projetizando

Uma resposta.

  1. DENISE FERREIRA FURGERI dezembro 2, 2016 Reply

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