Como Elaborar um One Page Report para Avaliação de todo o teu Portfólio

Falaaaaaaaaaaaaa GP, tudo bem?

Nas últimas semanas trabalhei juntamente com minha equipe de forma incansável para finalizarmos o nosso primeiro aplicativo.

Um aplicativo para quem utiliza o Project Server na sua versão Online ou “On premisse”, ficou simplesmente fantástico e lindooooooooo, você já imaginou ter o controle de todo o teu Portfólio em apenas um clique e em qualquer lugar do mundo?

Se não imaginou ou se já imaginou corre lá nas lojas da Apple, Google ou Microsoft e baixe gratuitamente o seu aplicativo.

Enfim, depois de mais esse projeto encerrado com muito orgulho e sucesso, eu estou voltando… e estou voltando para responder uma dúvida de ex-aluna, que virou uma amiga e hoje é a responsável pelo PMO mais rosa que eu conheço….

Adriele, esse é para você…

Quando começamos a gerenciar um Portfólio mais complexo de projetos e precisamos iniciar o reporte para um público mais executivo as dúvidas começam a surgir:

  • Mas quais informações são relevantes?
  • Mas o que devo reportar?
  • Qual o melhor formato?
  • Como montar de uma forma que eu não vire escrava desse controle?

São tantas perguntas, mas a resposta é apenas uma “PENSE SIMPLES”!

Sou muito favorável ao simples, a um formato que todo mundo consiga entender, mesmo que isso pareça um pouco “amador”.

Na minha opinião, nós, gerentes de projetos, temos mania de agregar uma complexidade absurda ao nosso dia-a-dia, de utilizar muitos termos técnicos (caminho crítico, linha de base, SPI, CPI dentre outros), temos praticamente um idioma a parte;

Quem nunca elaborou um relatório e teve que ficar explicando repetidas vezes para os envolvidos no projeto? Eu confesso que já passei por isso algumas vezes!

E o que eu aprendi com isso tudo? Que o simples é mais, que muitas vezes nossos patrocinadores querem apenas uma tabelinha com um resumo de tudo que está acontecendo.

Considerando minhas lições aprendidas, esse pensamento de que “menos é mais” elaborei um super templates de One Page para Portfólio.

A ideia é apresentar em uma página única o andamento de todo o teu Portfólio, dos principais pontos de atenção e uma avaliação geral.

É claro que para chegar a essa uma página você terá que elaborar um planejamento bem bonitinho, preferencialmente usando o MS-Project para que você tenha as informações de forma rápida.
Se você ainda tem dúvidas de como montar um planejamento dá uma olhadinha, de uma olhadinha nesse link.

Mas, voltando ao nosso One Page, preparei em duas versões:

  • Project: um relatório no Project utilizando o recurso de Subprojeto, essa versão liberarei na semana que vem, pois preciso explicar o passo-a-passo, benefícios e riscos de se trabalhar com o conceito de subprojeto;
  • Excel: uma planilha bem simples para que vc pegue as informações do Project e elabore uma visão clara, consistente e gerencial do teu Portfólio;

A planilha é bemmmmmmmmmmm simples, basta você preencher os dados na aba “Base de Dados” e o relatório será gerado automaticamente.

Template Gratuito de Portfólio de Projetos para Excel

 

Todas essas informações são facilmente obtidas no Project, ou se você usar o Project Online pode configurar uma visão com esses dados e usar o famoso “copiar e colar”.

O teu trabalho semanalmente será manter as informações de duração, início, término e % concluído atualizadas para todos os projetos nessa planilha.

O resultado final será o exibido na imagem abaixo:

Template Gratuito de Portfólio de Projetos para Excel

 

Agora explicarei rapidamente cada uma das áreas:

Template Gratuito de Portfólio de Projetos para Excel

 

Elaborei um conjunto de fórmulas para que seja possível efetuar uma análise do % planejado de todo o Portfólio e o que já foi realizado. Essa consolidação é feita com base nas informações de duração e datas planejadas e realizadas.

Template Gratuito de Portfólio de Projetos para Excel

 

Esse semáforo indica o desempenho de prazo do Portfólio, é o famoso SPI comparando a linha de base e o realizado.

Template Gratuito de Portfólio de Projetos para Excel

 

Esse gráfico de pizza demonstra o número de projetos para cada um dos status: no prazo, risco de atraso e atrasado.

Template Gratuito de Portfólio de Projetos para Excel

 

Uma tabela com o cronograma macro de cada um dos projetos que compõe o teu Portfólio.

Template Gratuito de Portfólio de Projetos para Excel

 

Área para o PMO efetuar a sua avaliação geral e identificar os pontos críticos que mereçam um cuidado/atenção especial do grupo.

É isso GP espero que você curta, CLIQUE AQUI e use e abuse desse template!

Se tiver alguma ideia bacana para enriquecer nosso template, deixe seu comentário, me mande um e-mail que sua participação é sempre muito importante.

Um forte abraço e até a semana que vem.

#projetoTransforma #gpDePegada #projetizando #nimbleGestãoDeProjetos #nimbleApp

7 Comentários

  1. Rivaldo Guedes Correa Jr julho 25, 2016 Reply
  2. Danilo Lima julho 26, 2016 Reply
  3. edson agosto 2, 2016 Reply
    • Jacque Torres agosto 15, 2016 Reply
  4. Rodrigo Oliveira outubro 11, 2017 Reply
    • Jacque Torres outubro 24, 2017 Reply
      • Rodrigo Oliveira outubro 26, 2017 Reply

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