A importância da WBS

Quem nunca passou pela experiência de acordar e decidir: Hoje vou arrumar meu guarda-roupa. Geralmente esta experiência termina no final do dia, com você exausto, e além do guarda-roupa arrumado, também estão a escrivaninha, a estante e a sapateira que também estavam bagunçados.

Assim como a sua definição de arrumar o guarda-roupa acabou gerando diversas outras atividades que não estavam previstas inicialmente, pode acontecer com os projetos que se iniciam com escopo mal definido. Ele pode aumentar de tamanho, mudar, não atingir os objetivos iniciais, demorar mais, ficar mais caro, etc.

Definir o escopo é ter claramente determinado o que será feito durante o projeto e como isso será realizado. Definir o Conjunto dos trabalhos e atividades que devem ser realizadas para prover o produto do projeto. Essa definição deve ser baseada nos resultados esperados e nas restrições existentes para o projeto. Desenvolvendo e confirmando o entendimento comum do trabalho a ser realizado no projeto entre os envolvidos.

E mais importante que definir o que será feito, faz-se necessário definir o que não será feito, definir os limites de atuação do projeto, protegendo o projeto das vontades que sempre surgem ao longo de sua realização. Estas definições serão base para futuras decisões do projeto.

O grande problema é que quando um projeto começa, geralmente o cliente ainda não sabe muito bem o que quer, mas ainda assim faz-se necessário definir o escopo do projeto, mesmo que macro. Avançar o projeto sem uma boa definição de escopo é um passo largo na direção do seu fracasso. É importante lembrar que no ínicio do projeto as definições ainda não estão claras e a medida que o planejamento avança o escopo deverá ser definido.

Dizer que não haverá mudanças de escopo é um grande sonho, mas é necessário que seja feita a consideração do contexto como um todo, analisando o impacto das mudanças no tempo do projeto, na qualidade, no custo e analisar também os riscos que estão envolvidos nestas mudanças.

Uma ação importante para definição do escopo do projeto é transformar a declaração de ‘resultados esperados do projeto’ em uma lista de atividades que precisam ser realizadas. Para esta definição é importante manter o foco no objetivo do projeto, ouvir todos os envolvidos, pensar nos detalhes, atentar-se principalmente para as restrições do projeto.

Para fazer isso é preciso decompor sucessivamente o ‘resultado esperado do projeto’ em partes menores e menores até que seja possível possível gerenciar.

O nível mais detalhado é chamado de ‘pacote de trabalho’.  Este processo é a base de uma ferramenta de Gestão de Projetos chamada Work Breakdown Structure – WBS (estrutura analítica do projeto – EAP). A WBS é subdivisão lógica do projeto, decomposta até que se obtenha elementos de trabalho claramente identificáveis, mensuráveis e controláveis. Ou seja, quando tivermos as respostas para as quatro perguntas: o que será feito? com que recurso será feito? em quanto tempo? e quem é o responsável?

O objetivo de uma WBS é identificar elementos terminais (os itens reais a serem feitos em um projeto). É importante observar que o que não está na WBS do projeto está fora do escopo do projeto.

Geralmente as organizações definem padrões de WBS, estes padrões somente dão uma ajuda inicial, e o gerente de projeto não deve limitar-se a somente os níveis estabelecidos. A WBS deve ser completa, organizada e pequena o suficiente para que o progresso possa ser medido, mas não detalhada o suficiente para se tornar, ela mesma, um obstáculo para a realização do projeto.

Uma vez elaborada a WBS pode se iniciar a elaboração do cronograma do projeto, definindo as atividades que deverão ser executadas para produzir os produtos intermediários e final, as estimativas de duração de cada atividade, a seqüência das atividades, podendo realizar com isso uma programação das atividades (data de início e data de término), baseado nas estimativas de esforço, custos e recursos disponíveis.

A WBS não deve ser criada apenas para o gerente do projeto, mas para toda a equipe de execução do projeto. Ela será base para a maior parte do planejamento do projeto e permitirá acompanhar o progresso do projeto, e principalmente dará uma visão clara do que está sendo feito no projeto e identificar rapidamente o impacto das mudanças solicitadas pelo cliente.

Fonte: Web Artigos

Abraços,
Renato Torres
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PS:
Para quem tiver interesse em conhecer algum software que ajuda na criação da WBS procurem por WBS Chart Pro, em outro post explico como ele funciona.

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