3 Dicas para gerenciar demandas com o MS-Project

Fala GP, tudo bem?

Será que é possível utilizar o MS-Project para gerenciar as demandas de uma área e/ou empresa?

SIMMMMMMMMMMMMMMMM, é possível e viável.

Muitas pessoas acabam confundindo o que é demanda e projeto, inclusive eu já escrevi sobre isso no post “Eu vejo projetos em todos os lugares“.

Se olharmos com carinho para cada uma das áreas das empresas, identificaremos uma série de demandas sendo gerenciadas como projetos ou pior como operação.

Se gerenciarmos como projeto, podemos estar usando um remédio forte demais; em contrapartida se gerenciarmos como operação podemos incorrer no erro de não dar o devido valor a demanda. Um exemplo claro de demandas são os famosos PDCA’s que surgem freneticamente e diariamente nas empresas.

E como gerenciar esse monte de PDCA’s e demandas?

Simples! Muito simples! Com o MS-Project uai!

Ahhhhhhhhh mas, eu consigo muito mais agilidade com o meu bom e velho Excel! Será mesmo?

Eu tenho lá minhas dúvidas rs.

Enfim, seguem três super dicas para te ajudar na gestão efetiva de suas demandas:

  1. Pense em caixinhas: assim como nos métodos ágeis de gestão de projetos, pense em um pacote de atividades.
    Não vale a pena criar um cronograma para cada demanda ou ciclo PDCA, mas vale a pena criar um pacote para que você agrupe essas demandas.
    Eu costumo trabalhar com pacotes mensais, coloco no projeto o que eu estou me comprometendo ao longo daquele mês.
    Aqui é bem importante só colocar no pacote o que couber no mês, não adianta tentar colocar tudo o que foi discutido e imaginado um dia na sua vida na empresa.
  1. Planeje essas caixinhas: planeje de maneira simples essas atividades. Definindo sequenciamento, recurso e duração.
    Um pacote de 30 dias de trabalho, não deve demorar mais do que 4 horas de planejamento, isso sendo muito, mas muito, mas muito pessimista.
    É claro que o tempo investido no planejamento será proporcional a sua experiência, mas se policie para que não gaste mais do que essas 4 horas.
    Não podemos esquecer que normalmente a rede (sequenciamento) dessas demandas não costuma ser complexo, então, #facaNaCaveira e acelere o seu planejamento.
  1. Acompanhe sua evolução: assim como um projeto, salve a linha de base e faça o acompanhamento do planejado x realizado.
    Isso lhe ajudará a identificar a sua performance e se você no final do mês conseguirá entregar os benefícios que se comprometeu com seu patrocinador.

Simples, não?

Para te ajudar ainda mais, eu criei um super template no Project, muito parecido com um painel Kanban.

Ficou tão lindo, mas tão lindo que tenho certeza que você vai ARRASAR na gestão de suas demandas.

Para acessar o arquivo do Project com o Painel basta clicar aqui.

 

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Aproveite sem moderação!

Um forte abraço!

#projetoTransforma #meuProjetoMinhaVida #gpDePegada #msProject

2 Comentários

  1. Luiz Antonio de Jesus novembro 18, 2015 Reply
    • Jacqueline Torres novembro 24, 2015 Reply

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