Como um BOM DIA pode Evitar o Fracasso de um Projeto

Falaaaaaaaaaaaaaaa GP, tudo bem?

Todo mundo sabe que um sorriso sincero, um bom dia cheio de energia é o caminho mais curto para que boas relações sejam construídas, não é mesmo?

Essas “armas” sem dúvida fazem parte do meu arsenal de segurança em todos os meus projetos. Independente da fase do projeto, do nível de pressão daquela vontade máster de fugir que de vez em quando bate, sempre temos que ter o bom relacionamento e o respeito como base em nossos projetos.

Tenho certeza que você concorda comigo e utiliza dessas mesmas armas, correto?

Embora um caloroso e carinhoso BOM DIA faça milagres, estou falando de outro tipo de BOM DIA rs.

Sempre que entro na fase mais crítica de meus projetos, estabeleço uma rotina diária de reuniões para que seja possível mantermos a equipe focada e para os resultados possam ser alcançados.

Essa técnica simples e capaz de recuperar projetos com grandes desvios de cronograma. Vou de contar um “causo” real”.

No início do ano estava com dois projetos bem grandes, complexos e com prazos bem arrojados. Entre um projeto e outro tínhamos exatamente 30 dias de diferença para Go Live, o pior de tudo era que a equipe era exatamente a mesma.

Enfim, tivemos que priorizar de forma estratégica para garantir a entrega dos dois no prazo/custo. A gestão desses dois projetos se tornou um grande jogo de xadrez que tínhamos que pensar em cada passo dado.

Para apimentar um pouquinho mais esse cenário, cada projeto tinha seu patrocinador, então eu ainda tinha que lidar com a questão da ansiedade do patrocinador que ficou como prioridade mais baixa.

Meu amigo, como foi difícil controlar a ansiedade e confesso que em alguns momentos eu pensei que não daria certo!

Os dois projetos tinham um plano muito consistente, um cronograma bem detalhado e uma equipe muito, mas muito engajada que fez toda a diferença.

Assumimos o risco juntos e fomos literalmente para a “guerra”. Entregamos o primeiro projeto no prazo, dentro do orçamento e com poucas pendências, mas nenhuma delas impedia o início da operação.

Quando formalizamos a entrega do primeiro projeto, focamos 100% do nosso tempo e tínhamos um pouco mais de um mês para conseguir o sucesso no outro projeto.

Nesses dois projetos usei como ferramenta o que carinhosamente chamamos de call do “BOM DIA”.

Abaixo tem uma imagem com a Curva de Desempenho Físico do segundo projeto:

MS Project - Relatório Planejado x Realizado

 

Preste atenção na mudança de tendência que tivemos de maio para junho. Simplesmente conseguimos reverter o atraso do projeto, entregamos 100% no prazo (esse projeto tinha dia e hora para entrar em produção), um pouco abaixo do custo e com a qualidade que era esperada.

Conseguimos praticamente um “milagre”, é claro que o engajamento da equipe foi decisivo nesse processo. TODOS os envolvidos participavam de forma religiosa desses calls e juntos conseguimos esse resultado.

E como funciona esse call milagroso?

A rotina é bem simples, mas exige muita disciplina, energia e muitas vezes sangue frio. Abaixo listo os passos para o sucesso dessa rotina:

  1. Cardápio diário de atividades: você deve ter muita disciplina e domínio do seu cronograma, diariamente ele deve refletir a realidade do seu projeto. Atualização diária do cronograma é essencial.
    Além de manter o cronograma atualizado, diariamente a lista de atividades deve ser circulada e atualizada.
    Chamamos essa lista de “cardápio diário”, onde você deve listar todas as “brigas” que devem ser eliminadas no dia.
    Essa rotina não pode falhar, ela será o guia de toda a equipe.
  2. Disciplina e objetividade: essa reunião deve ocorrer antes do início do expediente para que todos possam participar sem ter influência da rotina.
    Nossa reunião ocorria todo dia às 8h.
    Ela é uma reunião para eliminação de impedimentos muito parecida com as usadas nos métodos ágeis, deve iniciar/terminar no horário e deve demorar somente 30 minutos.
    É um grande exercício de objetividade, no começo é difícil pegar o jeitão, mas você precisará de muita energia para evitar dispersão do grupo.
    E um ponto bem importante: você é o único que não pode faltar nas reuniões. Se organize muito para que você consiga estar de corpo e alma nessa rotina.
  3. Sangue frio: em alguns momentos nessa rotina, os ânimos podem se alterar, principalmente em áreas que tem interdependência, nessas horas você precisará confiar no teu plano, bater no peito e conduzir a equipe para o resultado planejado.

Seguindo esse passo-a-passo eu tenho certeza que até mesmo um projeto complexo conseguimos alcançar o sucesso. É claro que vc precisa estar suportado por um bom plano de projeto.

O ideal é que essa rotina se inicie próximo da entrega do projeto, minha sugestão é iniciar sempre um mês antes da entrega para projetos mais longos.

A fase do BOM DIA do projeto costuma ser bem intensa, cansativa e desgastante, mas quando as coisas começam a realmente se encaixar o sentimento de êxtase é maior do que qualquer cansaço.

É claro que o mundo ideal é não termos tantas emoções nos projetos; o mundo ideal é onde temos um plano consistente e que ele seja seguido, que a equipe viva em plena harmonia, mas infelizmente em projetos nem sempre temos o mundo dos sonhos…

Espero que essa dica possa te ajudar na gestão do teu próximo projeto.

Um forte abraço!

#projetoTransforma #bomDiaQueTransforma #gpDePegada #projetizando

Uma resposta.

  1. Márcio setembro 6, 2016 Reply

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